辦公室

辦公室 辦公室讀音bàngōngshì英文名Office: 處理一種特定事務的地方或提供服務的地方。是提供工作辦公的場所，不同類型的企業，辦公場所有所不同，由辦公設備，辦公人員及其它輔助設備組成，在辦公室適合放些對人和工作氛圍有幫助的東西，如花，畫等。 辦公室，還可以指一種機構，如區委辦公室、區政府辦公室、黨校辦公室等，它是一個單位對外的窗口，對內協助領導工作的機關。

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目錄

基本信息

中文名稱	辦公室	讀音	bàngōngshì
外文名稱	Administration Office	用途	提供工作辦公的場所

歷史

西方古代的辦公室通常是宮殿或大型廟宇中的一部份。通常是一間存放有 大量捲軸的房間，並有抄寫員在其中進行工作。對一些考古學家和大眾媒體而言，這些房間有時也被稱為"圖書館"(Libraries)，因為這個場所通常與記載有文學作品的捲軸有關。事實上，除了詩歌或虛構的文學作品之外，自從各種記錄、合約、命令、公告等內容都被記載於捲軸上起，這些存放捲軸的房間就有了現代"辦公室"的定義。

設計

• 辦公室設計有三個層次的目標:
• 第一層次是經濟實用。一方面要滿足實用要求、給辦公人員的工作帶來方便，另一方面要儘量低費用、追求最佳的功能費用比;
• 第二層次是美觀大方。其能夠充分滿足人的生理和心理需要，創造出一個賞心悅目的良好工作環境;
• 第三層次是獨具品味。辦公室是企業文化的物質載體，要努力體現企業物質文化和精神文化，反映企業的特色和形象，對置身其中的工作人員產生積極的、和諧的影響。
• 這三個層次的目標雖然由低到高、由易到難，但它們不是孤立的、而是有着緊密的內在聯繫，出色的辦公室設計應該努力同時實現這三個目標。
• 辦公室的設計要求
• 根據目標組合，無論是哪類人員的辦公室，在辦公室的設計上都應符合下述基本要求:
• (1)符合企業實際，有些企業不顧自身的生產經營和人財物力狀況，一味追求辦公室的高檔豪華氣派，這種做法是存在一定問題的。
• (2)符合行業特點，例如，五星級飯店和校辦科技企業由於分屬不同的行業，因而辦公室在裝修、家具、用品、裝飾品、聲光效果等方面都應有顯著的不同，如果校辦企業的辦公室布置的和賓館一樣，無疑是很滑稽的。
• (3)符合使用要求，例如，總經理(廠長)辦公室在樓層安排、使用面積、室內裝修、配套設備等方面都與一般職員的辦公室不同，主要並非總經理、廠長與一般職員身份不同，而是取決於他們的辦公室具有不同的使用要求。
• (4)符合工作性質，例如，技術部門的辦公室需要配備微機、繪圖儀器、書架(櫃)等技術工作必需的設備，而公共關係部門則顯然更需要電話、傳真機、沙發、茶几等與對外聯繫和接待工作相應的設備和家具。

(5)辦公室裝修最好以簡約、時尚、經典為主流這樣才能喚起美感的享受，同時樹立了良好的企業品牌形象。

紀律

• 日常辦公室的保密紀律具有以下幾點:
• ⑴不該說的話，絕對不說。
• ⑵不該問的機密，絕對不問，不打聽。
• ⑶不該看的機密文件，絕對不看。
• ⑷不該記錄的機密，絕對不記錄。
• ⑸不在非保密本上記錄機密。
• ⑹不在私人通信中涉及機密。
• ⑺不在公用電話、明碼電報和普通郵信中辦理機要事項。
• ⑻不在公共場所談論機密。
• ⑼不在不利於保密的地方存放機密文件和機密資料。
• ⑽不攜帶機密材料遊覽、參觀、探親訪友和出入公眾場所。
• (11)不在背後議論他人。
• (12)不使用非涉密電腦處理涉密文件。
• (13)涉密電腦不接入移動存儲設備。
• 辦公室里不能說的事情:
• 作為一個職業人，個人的一切資料，比如年齡、學歷、經歷、愛情婚姻狀況等要分"公開"與"隱私"兩大類。隱私本身也是一個相對而言的概念，同一件事情在一個環境中是無傷大雅的小事，換一個環境則有可能非常敏感，保護自己立於安全地帶。以上列舉的，可都屬於你的隱私範疇!
• 1.不要在公司範圍內談論私生活，無論是辦公室、洗手間還是走廊;
• 2.不要在同事面前表現出和上司超越一般上下級的關係，尤其不要炫耀和上司及其家人的私交;
• 3.即使是私下裡，也不要隨便對同事談論自己的過去和隱秘思想。除非你已經離開了這家公司，你才可以和從前的同事做交心的朋友;
• 4.如果同事已經成了好朋友，不要常在大家面前和他(她)親密接觸。尤其是涉及到工作問題要公正，有獨立的見解，不拉幫結派;
• 5.對付特別喜歡打聽別人隱私的同事要"有禮有節"，不想說的可以禮貌堅決地說不，對有傷名譽的傳言一定要表現堅決的反對態度，同時注意言語還要有風度。如果回答得巧妙，就不但不會傷害同事間的和氣，又保護了自己不想談論的事情。保護隱私一來是為了讓自己不受傷害，二來是為了更好地工作。當然也沒必要草木皆兵，但凡工作之外的問題全部三緘其口，這樣便很容易讓人以為你這個人不近情理。有時候，拿自己的私人小節自嘲一把，或者和大家一起對別人開自己的無傷大雅的玩笑，呵呵一樂，會讓人覺得你有氣度、夠親切。

減壓

• 工作壓力可以說是現代都市人最大的心理壓力之一，對於現代都市人來說，上班就像是打仗，從上班到下班，永遠都有忙不完的工作。建議大家，在中午休息的一 二個小時中，如果能適當的午睡一下，那麼對緩解工作壓力是有很大幫助的。同時，也可以用下面的方式來進行減壓。
• 1.吃點零食
• 可能很多都市白領都有一邊工作，一邊吃零食的習慣，這在緊張的工作狀態中，對緩解壓力是很有效果的。適當的泡杯咖啡，泡杯綠茶，不但在生理上能緩解疲勞，在心理上也可以進行放鬆。
• 2.擠壓小球
• 很多職場人都會有一些不良情緒，但是又無法進行宣洩，所以可以買一些舒緩壓力的小軟球，當心理壓力大時，可以拿出來擠一擠，壓一壓，對你的緩解壓力會有不錯的效果，畢竟你在上班時，拍打桌子，摔文件會給上司留下不好的印象。
• 3.寫下煩惱
• 人們在工作中，總會有很多煩惱，這些煩惱建議你將它們寫出來，從而達到緩解煩惱與壓力的目的。不要小看了這個方法，一支筆、一張紙，它們可以神奇的將你心中的煩惱、壓力與心理體驗都釋放出來。
• 4.聽音樂
• 如壓力過大，可以在休息時聽聽輕音樂，緩解壓力和化解焦燥的心情。
• 5.做運動
• 工作中長時間不動，可以站起來走動走動，做一些拉伸、舒展的動作，可以有效的預防頸椎病等職業病。

常見問題

• 衛生隱患
• 在辦公桌前坐太長時間可能會讓人增加患上深靜脈血栓的風險，深靜脈血栓是經常久坐飛機的乘客最常見的疾病，但新西蘭研究人員發現，前去就診的血液凝結患者中，有三成是長時間坐在辦公桌前。但是，對於久坐桌前的上班族而言，辦公室的隱藏殺手遠不止深靜脈血栓 。
• 空調病
• 空調似乎是酷熱天氣的福音，但是，英國的夫大學感冒中心的主任倫·埃克斯教授說，辦公室的空調可能有助於傳染夏天的感冒病菌。埃克斯說:"鼻子內膜被一層薄薄的黏液覆蓋，幫助我們預防細菌傳染。因為，空調吸乾了空氣中的水分，可能會導致鼻子中起保護作用的黏液變干。因此，我們更易傳染感冒。"
• 心理學家兼壓力專家大衛·劉易斯博士的調查顯示，八個辦公室中就有一個像撒哈拉沙漠一樣乾燥。其結果是，數千名員工出現了慢性脫水，而慢性脫水會導致疲乏和頭疼，工作效率降低，更嚴重的甚至昏厥。利茲都市大學健康和運動科學的講師路易斯·薩頓說:"經常飲水有助於預防頭腦發脹或者疲乏，站起來去接水也是你離開辦公桌所做的適當而必要的休息。"
• 背部疼痛
• 英國慈善組織"關注後背"聲稱，坐一把設計有缺陷的椅子能導致你的下背疼痛，因為，你背部的肌肉所承受的壓力過多。他們建議，最好選擇背靠可調整的，椅子腿呈星狀的辦公椅，這樣的椅子可均勻分配壓力。而且，你仍需適當調整你的椅子的位置--腳踩到地面上，肘部與辦公桌上部呈適宜的角度。應該坐在椅子座位後邊的適當位置，而不是屁股僅沾着椅子前沿。你的背部和肩膀要挺直，挨着椅子靠背。
• 新一代"電腦眼"
• "關愛眼睛"慈善協會稱，英國人一生中平均13萬小時是在電腦屏幕前度過。其結果是，出現了新一代"電腦眼"工人，他們會感到頭疼、眼睛疲勞和視力下降。"關愛眼睛"慈善協會還推薦，要確保顯示器到你眼睛的距離為13到33英寸。電腦屏幕中心距離你目光水平方向4到6英寸。字體應為12號或者更大，電腦屏幕應保持乾淨。
• 鍵盤傳染
• 在桌子前吃三明治，化妝或者喝咖啡是上班族常做的事情。但是，亞利桑那大學的研究顯示，正是這些食物殘渣和其他東西，讓你的鍵盤比衛生間的馬桶坐圈都要髒。
• 微生物學家查爾斯·格巴博士發現，每平方英寸的鍵盤藏有3295種細菌，相比之下，衛生間的馬桶坐圈的每平方英寸才有49種細菌。格巴博士說:"如果有人傳染上了感冒或者流感病菌，他們當天接觸的物體表面會變成細菌傳染點，因為有些細菌能存活72個小時。鍵盤可能就成了一個病菌培養器，它能將病菌傳染給任何接觸過它的人。"
• 電話加劇心情惡化
• 每天使用兩小時的電話足以讓你的心情加劇惡化。英國薩里大學的一項研究顯示，緊貼住耳朵的電話聽筒會導致腰椎間盤出狀況，在過去，這種疾病只有中年後才會患上。研究組建議，儘量使用戴在頭上的電話聽筒，它能減少大約40%的壓力。
• 2006年的一項研究顯示，手機和手持電話都攜帶細菌。曼徹斯特城市大學的微生物學家聲稱，平均每英寸手持電話有細菌數萬，因為手機的熱度和經常使用使得它成為了一個絕好的細菌滋生地。
• 設備污染
• 複印機和傳真機感光過度發出的氣味，如甲醇和異丁烯酸鹽會導致一系列問題，從頭疼到皮疹，英國慈善機構"英國過敏"的發言人林德塞·邁克曼紐斯表示，有的人還會出現呼吸困難。她說:"油墨塊和墨粉的揮發能降低大氣中臭氧量，它與交通污染導致的危害相同。不光是破機器或者是舊機器會產生這樣的危害，新的複印機和傳真機同樣有害"。她建議，要保持窗戶通風，如果該設備的位置與你的座位相近，你的辦公桌最好搬離該設備。

保護者

• 為了有效清除辦公室內多種污染物，應同時擺放不同種類的花木，每十平方米的面積至少擺放治污花木1至2種。適宜在辦公室內種植的觀賞植物有:
• 吊蘭、非洲菊、無花觀賞樺:主要吸收甲醛，也能分解複印機、打印機排放出的苯，並能咽下尼古丁。
• 耳蕨、長春藤、鐵樹、菊花:能分解3種有害物質，即存在於地毯、絕緣材料、膠合板中的甲醛，隱匿於壁紙、印刷油墨溶劑中對腎臟有害的二甲苯，藏身於染色劑和洗滌劑中的甲苯。
• 紅顴花:能吸收二甲苯、甲苯和存在於化纖、溶劑及油漆中的氨。
• 龍血樹(巴西鐵類)、雛菊、萬年青:可清除來源於複印機、激光打印機和存在於洗滌劑和粘合劑中的三氯乙烯。
• 家養吊蘭、蘆薈阻擊甲醛
• 一盆小小的吊蘭，就能對付新裝修房中的頭號"殺手"---甲醛。如果在室內放上一兩盆弔蘭，甲醛等有毒有害氣體就能大大減少。
• 吊蘭在眾多吸收有毒物質的植物中，功效位居第一。一般而言，一盆弔蘭能夠吸收一立方米空氣中96%的一氧化碳和86%的甲醛，還能分解由複印機等排放的苯，這是其他植物所不能替代的。特別是吊蘭在微弱的光線下，也能進行光合作用，吸收有毒氣體，尤其是吊蘭喜陰，更適合室內放置。相比之下，蘆薈喜陽，更適合放置在明亮的地方，才能發揮其最大功效。據測試，一盆蘆薈大約能吸收一立方米空氣中90%的甲醛。"
• 據了解，能夠吸收甲醛的植物還有蘭花、一葉蘭、虎尾蘭、大花蕙蘭和龜背竹等。
• 還有一些，一併說來，可供參考
• 最經濟實惠又美化家居的方法當然是在家裡擺上合適的花草.可以吸收甲醛的植物有仙人掌、吊蘭、扶郎花(又名非洲菊)、蘆葦、常春藤、鐵樹、菊花等;而消除二甲苯的花草則有常春藤、鐵樹、菊花等;
• 龜背竹:又名龜背蕉、蓬來蕉、電線蓮、透龍掌，常綠藤本植物。花諺說，"龜背竹本領強，二氧化碳一掃光"，它夜間有很強的吸收二氧化碳的特點，比其它花卉高6倍以上。
• 美人蕉:又名紅花蕉、苞米花、鳳尾花、寬心姜。花諺說，"美人蕉抗性強，二氧化硫它能降"，它對二氧化硫有很強的吸收性能。
• 石榴:又名安石榴、海石榴、丹若。花諺說，"花石榴紅似火，既觀花又觀果，空氣含鉛別想躲"，室內擺一兩盆石榴，能降低空氣中的含鉛量。
• 石竹:又名洛陽花、草石竹，多年生草本植物，石竹種類很多，夏秋開花。花諺說，"草石竹鐵肚量，能把毒氣打掃光"，它有吸收二氧化硫和氯化物的本領，凡有類似氣體的地方，均可以種植石竹。
• 海桐:海桐又名寶珠香、七里香，為常綠灌木，夏季開花，葉片嫩綠光亮，四季常青不凋。花諺說，"七里香降煙霧，又是隔音好植物"，它能吸收光化學煙霧，還能防塵隔音。
• 月季、薔薇:花諺說，"月季薔薇肚量大，吞進毒氣能消化"，這兩種花卉較多地吸收硫化氫、氟化氫、苯酚、乙醚等有害氣體，減少這些氣體的污染。
• 雛菊、萬年青:雛菊又名延命菊、春菊、小雅菊、玻璃菊、馬蘭頭花。花諺說，"雛菊萬年青，除污染打先鋒"，這兩種植物可有效地除去三氟乙烯的污染。
• 菊花、鐵樹、生長藤:花諺說，"菊花鐵樹生長藤，能把苯氣吸乾淨"，這三種花卉，都有吸苯的本領，可以減少苯的污染。
• 吊蘭、蘆薈:花諺說，"吊蘭蘆薈是強手，甲醛嚇得躲着走"，這兩種花卉可消除甲醛的污染，使空氣淨化。
• 仙人掌:大部分植物都是在白天吸收二氧化碳釋放氧氣，在夜間則相反。仙人掌、虎皮蘭、景天、蘆薈和吊蘭等都是一直吸收二氧化碳釋放氧氣的。這些植物都非常容易成活。
• 蘭嶼肉桂:市面上比較流行的平安樹和樟樹等大型植物，它們自身能釋放出一種清新的氣體，讓人精神愉悅。平安樹也叫"肉桂"。在購買這種植物時一定要注意盆土，根和土結合緊湊的是盆栽的，反之則是地栽的。購買時要選擇盆栽的，因為盆栽的植物已經本地化，容易成活。
• 辦公室保護眼睛的方法
• 1.光線充足光線要充足舒適，(光線太弱，字體看不清楚，就會越看越近視)。
• 2.反光要避免書桌應有邊燈裝置，其目的在減少反光，以降低對眼睛的傷害。
• 3.閱讀時間勿太長無論做功課或看電視，時間不可太長，每一小時左右休息片刻為佳。
• 4.坐姿要端正不可彎腰駝背，靠得很近或趴着做功課，這樣易造成睫狀肌緊張過度而引起疲勞，進而造成成近視。
• 5.看書距離應適中書本與眼睛之間的標準距離以30公分為準，且桌椅的高度也應與身體相適應，不可勉強將就。
• 6.看電視距離勿太近看電視時應保持與電視畫面對角線六至八倍的距離，每一小時應休息片刻為宜。
• 7.睡眠不可少，作息有規律睡眠不足身體易疲勞，易造成假性近視。
• 8.多做戶外運動經常眺望遠處放鬆眼肌，防止近視，與大自然多接觸，青山綠野有益於眼睛的健康。
• 9.營養攝取應均衡不可偏食，應特別注意維生素B類(胚芽菜、麥片、酵母)之攝取。

崗位職責

後勤崗位

• 一.負責總經理和後勤分管領導辦公室及會議室的日常衛生清潔和茶水備用工作。
• 二.負責對公司內部的信件、報刊、雜誌、上級來文來電的接收，信息反饋落實工作。
• 三.負責公司內部辦公用品的按規定標準發放和由領導簽字批准的各種文件、資料的印發、裝訂工作。
• 四.負責領導按排的各項業務料理、組織協調、會議布置及來人來客的接待工作。
• 五.負責車輛管理，招待費用管理及票據的開、發考核工作和月底匯總統計工作。
• 六.積極做好各種文件、制度的存檔，裝訂成冊，機密文件的檔案保存管理工作。
• 七.按分工負責制，努力做好本職工作。對領導按排落實不力，計劃完成不力，應急籌備不力等負主要個人業務責任，承擔追究。
• 註明:由於後勤職位歸屬於辦公室工作，故而適合殘疾人的職位較多，特別是肢體殘疾人，招聘殘疾人必須有周詳的規劃，若能根據其特殊情況予以協調可達很好效果，這是由於辦公室工作很少外出，又便於靈活調動，若以殘疾人受限之處進行刁難則會使殘疾人無所歸一!
• 主任崗位
• 一.服從分管領導做好各項管理制度和計劃管理工作的落實。
• 二.負責公司組織召開的各種有關會議場所的布置和準備就緒工作。
• 三.負責外來電話、傳真、信件的接收，及來人、來訪、來客和各檢查機關部門的接待、招待工作。
• 四.負責公司內部電話，辦公用品設施、車輛、招待費的管理。
• 五.負責購置各種辦公用品的購置、節日福利和救援物質的及時發放工作。
• 六.負責職工宿舍管理，土木興建工程的施工，維修、改擴建等管理工作。
• 七.負責組織衛生檢查(包括整改的落實)及外事協調管理工作。
• 八.負責公司公章的保管和使用。
• 九.對所履行的職責因管理不力、落實不力、制度執行不力，造成的經濟損失、辦公室設備物品損壞、違章違紀造成的影響生產、安全、設備事故負主要責任，承擔追究。
• 十.副主任協助主任搞好辦公室管理和外事協調管理，及時完成主任布置安排的各項管理工作。

溝通法則

• 不批評、不責備、不抱怨、不攻擊、不說教
• 批評、責備、抱怨、攻擊這些都是溝通的劊子手，只會使事情惡化。
• 絕不口出惡言
• 惡言傷人，就是所謂的"禍從口出"。
• 講出來
• 尤其是坦白的講出來你內心的感受。
• 互相尊重
• 只有給予對方尊重才有溝通，若對方不尊重你時，你也要適當的請求對方的尊重，否則很難溝通。
• 情緒中不要溝通，尤其是不能夠做決定
• 情緒中的溝通常常無好話，既理不清，也講不明，尤其在情緒中，很容易衝動而失去理性，如:吵的不可開交的夫妻、反目成仇的父母子女、對峙已久的上司下屬...尤其是不能夠在情緒中做出情緒性、衝動性的"決定"，這很容易讓事情不可挽回，令人後悔!
• 理性的溝通，不理性不要溝通
• 不理性只有爭執的份，不會有結果，更不可能有好結果，所以，這種溝通無濟於事。
• 等待轉機
• 如果沒有轉機，就要等待，急只會治絲益棼，當然，不要空等待成果就會從天下掉下來，還是要你自己去努力，但是努力並不一定會有結果，或捨本逐末，但若不努力時，你將什麼都沒有。
• 耐心
• 等待唯一不可少的是耐心，有志者事竟成。
• 智能
• 智能使人不執着，而且福至心靈。
• 承認我錯了
• 承認我錯了是溝通的消毒劑，可解凍、改善與轉化溝通的問題，就一句:我錯了!勾銷了多少人的新仇舊恨，化解掉多少年打不開的死結，讓人豁然開朗，放下武器，重新面對自己，開始重新思考人生，甚至於我是誰?在這浩瀚的宇宙洪流里，人最在意的就是〝我〞，如果有人不尊重我、打壓我、欺負我或侮辱我時，即使是親如父子，都可能反目成仇，偏激一點的，離家出走還算什麼，死給你看的例子都屢見不鮮哩!
• 說對不起!
• 說對不起，不代表我真的做了什麼天大的錯誤或傷天害理的事，而是一種軟化劑，使事情終有"轉圜"的餘地，甚至於還可以創造"天堂"。其實有時候你也真的是大錯特錯，死不認錯就是一件大錯特錯的事。

合理布局

• l)單間辦公室室內設計。在走道的一面或者兩面布置房間，沿房間的周邊設置服務設施。這些房間以自然採光為主，輔以人工照明。這種辦公室優點是:室內環境安靜、干擾小，同室人員易於建立較為密切的人際關係。
• 2)成組式辦公室室內設計。適用於容納20人以下工作人員的中等辦公室。除服務用房為公共使用之外，成組式辦公室具有相對獨立的辦公功能。通常辦公室內部空間分隔為接待會客室、辦公(高級管理人員的辦公)會議室等空間。由於成組式辦公室既充分利用了大樓的各項公共服務設施，又具有相對獨立、分隔開的辦公功能，因此，成組式辦公室是企業、單位出租辦公用房的上佳選擇.高層出租樓的內部空間設計與布局，有很大比例都採用成組式辦公形式。
• 3)開放式辦公室室內設計布局。這是一種布置大進深空間的方法，也稱大空間辦公室或開敞式辦公室。開放式布局有利於辦公人員、辦公組團之間的聯繫，提高了辦公設施、設備的利用率，減少了公共交通面積和結構面積，從而提高了辦公建築的使用積率。但是大空間辦公室需處理好空調的隔聲、吸聲，對辦公家具、隔斷等設施設備進行優化設計，以克服開放式布局容易出現的室內嘀雜、混亂、相互干擾較大的缺點。
• 4)公寓式辦公室室內設計。公寓式辦公室的特點是:該類辦公用房同時具有類似住宅、公寓的盥洗、就寢、用餐等使用功能比較多。