非預算控制法

來自 搜狐網 的圖片

非預算控制法是各類術語中的一個名詞。

在漢字的歷史上，人們通常把秦代之前留傳下來的篆體文字和象形文字稱為「古文字」，而將隸書和之後出現的字體稱為「今文字」。因此，「隸變」就成為漢字由古體（古文字）演變為今體（今文字）的分界線。

目錄

名詞解釋

除了預算控制方法以外，管理控制工作中還採用了許多不同種類的控手段和方法。有些方法屬於傳統的控制方法，例如親自觀察。另外一些方法例如計劃評審法，則代表了新一代的計劃和控制方法，它說明科學技術的步、社會活動規模的擴大必然伴隨着管理理論的發展和管理技術的進步。另一種分類角度來看，有些方法是適用於局部控制的，例如程序控制方法而另一些方法是用於綜合控制的，例如損益控制法。隨着組織規模的擴大分權管理的發展，對管理工作的綜合控制顯得日益重要。此外，還有一個顯著的特點，那就是許多控制方法同時也是計劃方法。這就再一次說明了一個客觀事實，即控制和計劃是一個問題的兩個方面，控制的任務是使計劃得以實現。因此，顯而易見的道理是，控制必須反映計劃。

傳統的非預算控制方法

一、視察

也許算得上是一種最古老、最直接的控制方法，它的基本作用就在於獲得第一手的信息。作業層（基層）的主管人員通過視察，可以判斷出產量、質量的完成情況以及設備運轉隋況和勞動紀律的執行情況等；職能部門的主管人員通過視察，可以了解到工藝文件是否得到了認真的貫徹，生產計劃是否按預定進度執行，勞動保護等規章制度是否被嚴格遵守，以及生產過程中存在哪些偏差和隱患等；而上層主管人員通過視察，可以了解到組織的方針、目標和政策是否深入人心，可以發現職能部門的情況報告是否屬實以及員工的合理化建議是否得到認真對待，還可以從與員工的交談中了解他們的情緒和士氣等。所有這些，都是主管人員最需要了解的，但卻是正式報告中見不到的第一手信息。

但是，視察的優點還不僅僅在於能掌握第一手信息，它還能夠使得組織的管理者保持和不斷更新自己對組織的感覺，使他們感覺到事情是否進展得順利以及組織這個系統是否運轉得正常。視察還能夠使得上層主管人員發現被埋沒的人才，並從下屬的建議中獲得不少啟發和靈感。此外，親自視察本身就有一種激勵下級的作用，它使得下屬感到上級在關心着他們。所以，堅持經常親臨現場視察，有利於創造一種良好的組織氣氛。

當然，主管人員也必須注意視察可能引起的消極作用。例如，也存在着這樣的可能，即下屬可能誤解上司的視察，將其看作是對他們工作的一種干涉和不信任，或者是看作不能充分授權的一種表現。這是需要引起注意的。儘管如此，親臨視察的顯著好處仍使得一些優秀的管理者始終堅持這種作法。一方面即使是擁有計算機化的現代管理信息系統，計算機提供的實時信息，作出的各種分析，仍然代替不了主管人員的親身感受、親自了解；另一方面，管理的對象主要是人，是要推動人們去實現組織目標，而人所需要的是通過面對面的交往所傳達的關心、理解和信任。

二、報告

報告是用來向負責實施計劃的主管人員全面地、系統地闡述計劃的進展情況、存在的問題及原因、已經採取了哪些措施、收到了什麼效果、預計可能出現的問題等情況的一種重要方式。控制報告的主要目的是提供一種如有必要，即可用作糾正措施依據的信息。

對控制報告的基本要求是必須做到：適時；突出重點；指出例外情況；儘量簡明扼要。通常，運用報告進行控制的效果，取決於主管人員對報告的要求。管理實踐表明，大多數主管人員對下屬應當向他報告什麼，缺乏明確的要求。隨着組織規模及其經營活動規模的日益擴大，管理也日益複雜，而主管人員的精力和時間是有限的，從而，定期的情況報告也就越發顯得重要。

（一）負責實施計劃的上層主管人員對掌握情況的需要，可歸納為以下四個方面。

1、投入程度。就是說，主管人員需要確定他本人參與的程度；他需要逐項確定他應在每項計劃上花費多少時間，應介入多深。

2、進展情況。就是說，主管人員需要獲得哪些應由他向上級或向其他有關單位（部門）匯報的有關計劃進展的情況，諸如：我們的進度如何；怎樣向我們的客戶介紹計劃進展情況；在費用方面我們做得如何；如何向客戶解釋費用問題等。

3、重點情況。就是說，主管人員需要在向他匯報的材料中挑選哪些應由他本人注意和決策的問題。

4、全面情況。就是說，主管人員需要掌握全盤情況，而不能只是了解一些特殊情況。

（二）為了滿足上級主管人員的上述四項要求，美國通用電器公司建立了一種行之有效的報告制度。報告主要包括以下八個方面的內容：

1、客戶的鑑定意見以及上次會議以來外部的新情況。這方面報告的作用在於使上級主管人員判斷情況的複雜程度和嚴重程度，以便決定他是否要介入以及介入的程度。

2、進度情況。這方面報告的內容是將工作的實際進度與計劃進度進行比較，說明工作的進展情況。通常，擬定工作的進度計劃可以採用「計劃評審技術」。對於上層主管人員來說，他所關心的是處於關鍵線路上的關鍵工作的完成情況，因為關鍵工作若不能按時完成，那麼整個工作就有可能誤期。

3、費用情況。報告的內容是說明費用開支的情況。同樣，要說明費用情況，必須將其與費用開支計劃進行比較，並回答實際的費用開支為什麼超出了原定計劃，以及按此趨勢估算的總費用開支（超支）情況，以便上級主管人員採取措施。

4、技術工作情況。技術工作情況是表明工作的質量和技術性能的完成情況和目前達到的水平。其中很重要的問題是說明設計更改情況，要說明設計更改的理由和方案，以及這是客戶提出的要求還是我們自己做出的決定等。

以上關於進度、費用和技術性能的報告，從三個方面說明了計劃執行情況。下面是要報告需要上層主管人員決策和採取行動的那些項目，分為當前的關鍵問題和預計的關鍵問題兩項。

5、當前的關鍵問題。報告者需要檢查各方面的工作情況，並從所有存在的問題中挑出三個最為關鍵的問題。他不僅要提出問題所在，還須說明對整個計劃的影響，列出準備採取的行動，指定解決問題的負責人，以及規定解決問題的期限，並說明最需要上級領導幫助解決的問題所在。

6、預計的關鍵問題。報告的內容是指出預計的關鍵問題。同時也需要詳細地說明問題，指出其影響，準備採取的行動，指定負責人和解決問題的日期。預計的關鍵問題對上層主管人員來說特別重要；這不僅是為他（們）制定長期決策時提供選擇，也是因為他（們）往往認為下屬容易陷入日常問題而對未來漠不關心。

7、其他情況。報告的內容是提供與計劃有關的其他情況。例如，對組織及客戶有特別重要意義的成就，上月份（或季、年）的工作績效與下月份的主要任務等。

8、組織方面的情況。報告的內容是向上層領導提交名單，名單上的人員可能會去找這位上層領導，這位領導也需要知道他們的姓名。同時還要審查整個計劃的組織工作，包括內部的研製開發隊伍以及其他的有關機構（部門）。