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數據管理系統是用戶用以對計算機的數據庫進行控制、更新、擴充、傳送和其他操作的軟件系統。

功能

數據管理系統的基本功能是按照用戶的要求，從大量的數據資源中提取有信息價值的數據。例如可以通過檢索、排序、合併、轉換、匯總等方法獲得這些數據。數據管理系統要解決兩個主要的問題，一是定義各種數據的要求形式，二是如何由系統來處理這些要求。

對數據的要求可分常規的和特殊的兩種。所謂常規要求是用戶的日常業務活動經常發生的數據請求，可以事先預料到。例如企業領導要求知道當前企業的職工人數、某種產品的每月生產量等。所謂特殊要求是非常規性的，無法事先預料到的數據請求。例如企業領導想要知道由於某項原材料供應不足，而影響生產，不能按期把產品交付給訂貨單位的有哪些？應當分別賠償多少錢？

發展

數據管理是指人們對數據進行收集、組織、存儲、加工、傳播和利用的一系列活動的總和，它經歷了人工管理、文件管理、數據庫管理三個階段。

人工管理階段

20世紀50年代以前，計算機主要是用於數據計算。從當時的硬件來看，外存只有紙帶、卡片、磁帶，沒有直接存取設備；從軟件看，沒有操作系統以及管理數據的軟件；從數據看，數據量小，數據無結構，由用戶直接管理，數據問缺乏邏輯組織，數據依賴於特定的應用程序，缺乏獨立性。

文件系統階段

20世紀50年代後期到60年代中期，出現了磁鼓、磁盤等直接存取數據的存儲設備。1954年出現了第一台商業數據處理的電子計算機UNIACI，標誌着計算機開始應用於以加工數據為主的事務處理階段。人們得益於計算機驚人的處理速度和大容量的存儲能力，從而克服了從大量傳統紙張文件中尋找數據的困難，出現基於計算機的數據處理系統，並從此迅速發展起來。

這種數據處理系統是把計算機中的記錄進行存取，並可以實現對文件的修改、插入和刪除，這就是文件系統。文件系統實現了記錄內的結構化，即給出了記錄內各種數據間的關係。但是，文件從整體來看卻是無結構的。其數據面向特定的應用程序，因此數據共享性、獨立性差，且冗餘度大，管理和維護的代價也很大。

數據庫管理階段

20世紀60年代後期，計算機性能得到提高，更重要的是出現了大容量磁盤，存儲容量大大增加且價格下降。在此基礎上，有可能克服文件系統管理數據的不足，而去滿足和解決實際應用中多個用戶、多個應用程序共享數據的要求，從而使數據能為儘可能多的應用程序服務，這就出現了數據庫這樣的數據管理技術。數據庫的特點是數據不再只針對某一特定程序應用，而是面向全組織，具有整體的結構性，共享性高，冗餘度小，具有一定的程序與數據間的獨立性，並且實現了對數據進行統一的控制。數據庫技術的應用使數據存儲量猛增，用戶增加，而且數據庫技術的出現使數據處理系統的研製從圍繞以加工數據的程序為中心轉向圍繞共享數據來進行。這樣，既便於數據的集中管理，又有利於應用程序的研製和維護，從而提高了數據的利用率和相容性，並且有可能從企業或組織的全局來利用數據，從而提高了決策可靠性。

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