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單據，是在經濟業務發生時所取得或填制的、載明交易、事項實際情況的書面證明，它是進行會計核算的原始資料和重要依據。 辦理貨物的交付和貨款的支付的一種依據。單據可以表明出口商是否履約，履約的程度。進口商品以單據作為提取貨物的貨權憑證，有了單據，就表明有了貨物。
海運提單
簡介 （Marine/Ocean Bill of Lading） 海運提單（以下簡稱「提單」）是在海上運輸（主要是班輪運輸）方式下，由承運人或其代理人簽發的，確認已經到（或已裝船）某種貨物，並且承諾將其運到指定地點交與提單持有人的一種具有法律效力的證明文件。 提單的基本內容 提單的形式和種類多種多樣，但基本內容大相同，提單的基本內容一般包括： （1） 有關當事人的內容 [1] 託運人（Shipper or Consignor） 提單的託運人一般為信用證的受益人，即出口公司，除非信用證另有規定，託運人一欄應詳細列明託運人的名稱和地址，並且必須與信用證的規定完全一致。 [2] 承運人（Carrier） 承運人一欄應明確、詳細列明承運人的名稱、地址和地點。 [3] 收貨人（Consignee） 收貨人即提單的抬頭人。這欄應嚴格根據信用證的要求正確填制，作成記名抬頭，指示性抬頭或空白抬頭。 [4] 被通知人（Notify Party） 如果信用證規定了提單的被通知人，則這一欄應嚴格根據信用證的要求詳細地列明被通知人的名稱和地址。 如果信用證沒有規定提單的被通知人，則一欄可以是空白，也可以填寫信用證申請人（進口同）名稱。[1]
有關貨物的內容 [1] 貨物的標誌（嘜頭） 如果信用證中對貨物的嘜頭有明確規定，則提單的嘜頭應與信用證的規定完全一致。另外，提單的嘜頭應與其他單據上的嘜頭完全一致。 [2] 貨名 提單的貨名即是託運貨物的名稱，如果信用證列明的貨物名稱比較複雜，有時提單上不使用這種複雜的貨名，而用統稱或簡寫，也是可以接受的，但不能與信用證列明的貨物名稱有本質的衝突。另外，如果信用證中要求在提單上列明信用證號碼或其他有關號碼，也應在這一欄中有明確反映。 [3] 件數和包裝 提單上貨物的件數應以大、小寫兩種文字表示。對於無法計件的散裝貨，不僅註明「散裝貨」字樣，並註明淨重。 提單上應有對貨物包裝的描述，如散裝、托盤裝、集裝箱裝等，並且必須與信用證中對貨物包裝的規定完全一致。 [4] 毛重 毛重是按重量噸計算運費的依據。如果信用證規定提單上註明貨物的淨重，則也應列明在此欄內，但前面要註明「淨重」字樣。 [5] 尺碼 貨物的尺碼是承運人按體積計算運費依據，一般以立方米表示，應與信用證中的有關規定完全一致。
有關運輸內容 [1] 提單的號碼 提單必須有承運人加注的號碼，即提單的號碼，如果信用證中規定其他單據中必須列明提單的號碼，這時此號碼必須與提單的號碼完全一致。 [2] 船名 船名一欄必須有運輸船舶的名稱。如果是直達運輸，則應有直達船的名稱。如果是轉船運輸，則應有一程船的名稱。 [3] 裝貨港 裝貨港一欄必須列明裝貨港的名稱，並且必須與信用證中對裝貨港的規定完全一致。 [4] 卸貨港 卸貨港一欄必須列明卸貨港的名稱，並且必須與信用證中對卸貨港的規定完全一致。如果屬轉運運輸，卸貨港一欄還應反映出中途轉船的地點。[2]
常見分類 常見的單據如下： 項目基本單據其他單據商業單據商業發票(COMMERCIAL INVOICE) 裝箱單(PACKING LIST)； 重量單(WEIGHT LIST/CERTIFICATE)； 產地證明書(CERTIFICATE OF ORIGIN)； 數量單(QUANTITY CERTIFICATE)； 受益人證明(BENEFICIARY'S CERTIFICATE)； 質量證明書(CERTIFICATE OF QUALITY)； 電報抄本(CABLE COPY) 運輸單據提單(BILL OF LADING)； 運貨單據(TRANSPORT DOCUMENTS) 船運公司證明(SHIPPING COMPANY'S CERTIFICATE)； 郵包收據(POST RECEIPTS) 保險單據保險單(INSURANCE DOCUMENTS） 投保聲明政府單據海關發票(CUSTOMS INVOICE)； 領事發票(CONSULAR INVOICE)； 進出口許可證(EXPORT LICENSE)
注意事項 下面就和大家分享一下財務管理的單據管理中的注意事項。 ①、單據書寫一律使用圓珠筆書寫，顏色為黑色或蘭色，用鉛筆填寫單據視為作弊進行處理。 ②、書寫單據要字跡清楚、工整，不得塗改 、塗抹、特殊情況需要更改單據，必須找當班經理簽字，註明原因，否則一律按跑單處理，擅自撕毀單據者，嚴肅處理。 ③、單據收銀時，無現金收訖章，視為跑單處理，遇到單據重複、漏號現象，必須聲明作廢。 ④、按人下單，一客一單，不漏單。在客人結帳時，必須在單據上註明應發和實收金額。單據匯總一組一算，單據不得混亂，否則不預接受。 ⑤、保管好單據不得丟失，損壞單據，在填寫單據時一定要看清楚方能填寫，否則按作弊進行處理。單據填寫時時間必須準確無誤。 ⑥、每天上交單據時，必須將流水號排好，整理清楚。單據作廢一律蓋作廢章，並找當班經理簽字。 一、製作出口單據 A.匯票 國際貿易中，主要使用的是跟單匯票，作為出口方要求付款的憑證。製作匯票時應注意下列問題。 ·出票條款。信用證名下的匯票，應填寫出票條款。包括：開證行名稱，信用證號碼和開證日期。 ·匯票金額。托收項下匯票金額應與發票一致。若採用部分托收、部分信用證方式結算，則兩張匯票金額各按規定填寫，兩者之和等於發票金額。信用證項下的匯票，若信用證沒有規定，則應與發票金額一致。若信用證規定匯票金額為發票的百分之幾，則按規定填寫。這一做法，通常用於以含傭價向中間商報價，發票按含傭價製作，開證行在付款時代扣佣金的情況。 ·付款人名稱。托收方式的匯票，付款人為買方。信用證方式下，以信用證開證行或其指定的付款行為付款人。若信用證未加說明，則以開證行為付款人。 ·收款人名稱。匯票的收款人應是銀行。信用證方式下，收款人通常為議付行；托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示式抬頭。托收中也可將出口方寫成收款人（已收匯票），然後由收款人作委託收款背書給托收行。 B.商業發票 商業發票（Commercial Invoice）是出口商開立的發貨價目清單，是裝運貨物的總說明。發票全面反映了合同內容。 發票的主要作用是供進口商憑以收貨、支付貨款和進出口商記賬、報關納稅的憑據。在不用匯票的情況下（如付款信用證、即期付款交單），發票代替匯票作為付款的依據。 發票沒有統一的格式，其內容應符合合同規定，在以信用證方式結算時，還應與信用證的規定嚴格相符。發票是全套貨運單據的中心，其他單據均參照發票內容繕制，因而製作不僅要求正確無誤，還應排列規範，整潔美觀。
- 製作內容及注意事項如下：
·出口商名稱。發票頂端必須有出口商名稱、地址、電傳、傳真和電話號碼，其中出口商名稱和地址應與信用證一致。 ·發票名稱。在出口商名稱下，應註明"發票"（Cormercial Invoice或Invoice）字樣。 ·發票抬頭人。通常為國外進口商。在信用證方式時，除非另有規定，應為開證申請人。 ·發票號碼，合同號碼，信用證號碼及開票日期。發票號碼由出口商自行按順序編制。合同號碼和信用證號碼應與信用證所列的一致，如信用證無此要求，亦應列明。開票日期不應與運單日期相距太遠，但必須在信用證交單期和有效期之內。 ·裝運地和目的地。應與信用證所列一致，目的地應明確具體，若有重名，應寫明國別。 ·運輸標誌（嗟頭）。凡來證有指定嗟頭的，按來證製作。如無規定，由託運人自行制定。以集裝箱方式裝運，可以集裝箱號和封印號碼取代。運輸單據和保險單上的嗟頭，應與發票一致。 ·貨物名稱、規格、包裝、數量和件數。關於貨物的描述應符合合同要求，還必須和信用證所用文字完全一致。如用列明重量，應列明總的毛重和淨重。 ·單價和總值。單價和總值必須準確計算，與數量之間不可有矛盾，應列明價格條件（貿易術語），總值不可超過信用證金額的超值發票，銀行可以接受，也有權拒收。 ·附加證明。大致有以下幾種：（l）加注費用清單：運費、保險費和FOB價；（2）註明特定號碼，如進口許可證號、布魯塞爾稅則號；（3）註明原料來源地的證明文句。 ·出單人名稱。發票由出口商出具，在信用證方式下，必須是受益人。"UCP 500"規定，商業發票可以只標明出單人名稱而不加簽署。如需簽字，來證中應明確規定，如Signed Commercial Invoice。 C.運輸單據 運輸單據因不同貿易方式而異。有海運提單、海運單、航空運單、鐵路運單、貨物承運收據及多式聯運單據等。 我國外貿運輸方式以海運為主。這裡着重介紹海運提單Bill of Lading的繕制及注意事項。 ·託運人（Shipper）。一般即為出口商，也即信用證的受益人，如果開證申請人為了貿易上的需要，在信用證內規定作成第三者提單也可照辦，例如請貨運代理做託運人。 ·收貨人（consignee）。該欄又稱提單抬頭。應嚴格按信用證規定製作。如以托收方式結算。則一般做成指示式抬頭。即寫成 "To order"或"To the order of x x X"字樣。不可做成以買方為抬頭的記名提單或以買方為指示人的提單以免過早轉移物權。 ·通知人（NotifyParty）。這是貨物到達目的港時船方發送到貨通知的對象，通常為進口方或其代理人。但無論如何，應按信用證規定填寫。如果信用證沒有規定，則正本提單以不填為宜，但副本提單中仍應將進口方名稱地址填明，以便承運人通知。 ·提單號碼（B/L No.）。提單上必須註明編號，以便核查，該號碼與裝貨單（又稱大副收據）或（集裝箱）場站收據的號碼是一致的。沒有編號的提單無效。 ·船名及航次（Name of Vessel ;Voy No）。填列所裝船舶及航次。如中途轉船，只填寫第一程船名航次。 ·裝運港（Port of Loading）和卸貨港（Port of Discharge）。應填寫具體港口名稱。卸貨港如不同國家有重名，則應加注國名。卸貨港如採取選擇港方式，應全部列明。如倫敦/鹿特丹/漢堡選卸，則在卸貨港欄中填上"option London/Rotterdam/Hamburg",收貨人必須在船舶到達第一卸貨港前在船公司規定時間內通知船方卸貨港，否則船方可在其中任意一港卸貨。選擇港最多不得超過三個，且應在同一航線上，運費按最高者計收 ?如中途轉船，卸貨港即填寫轉船港名稱，而目的港應填入"最終目的地"（Final Destination）欄內。也可在卸貨港內填上目的港，同時註明在XX港轉船"（W/Tat XX）。 ·嗟頭。與發票所列一致。 ·包裝件數和種類（Number and Kind of Packages）與貨物描述（Description of Goods）。按實際情況列明。一張提單有幾種不同包裝應分別列明，托盤和集裝箱也可作為包裝填列。裸裝有捆、件，散裝貨應註明"In bulk"。貨物名稱允許使用貨物統稱。但不得與信用證中貨物的描述有牴觸。危險品應寫清化學名稱，註明國際海上危險品運輸規則號碼（IMCO CODE PAGE），聯合國危規號碼（UN CODE NO），危險品等級（CLASS NO）。冷藏貨物註明所要求的溫度。 ·毛重和尺碼（Gross Weight&Measurement）。除信用證另有規定外，重量以千克或公噸為單位，體積以立方米為計算單位。 ·運費和費用（Freight&Charges）。本欄只填運費支付情況， CFR和 CIF條件成交，應填寫運費預付（Freight PrePaid），FOB條件成交，一般填寫運費到付（Freight Collect），除非買方委託發貨人代付運費。程租船一般只寫明"AS ARRANGED"（按照約定）。如信用證另有規定，按信用證規定填寫。 ·正本提單份數（Number of original Bs/L）。按信用證規定簽發，並分別用大小寫數字填寫，如"（2）TW"。信用證中僅規定"全套"（FUll set），習慣做兩份正本，但一份正本亦可視為全套。 ·提單日期和簽發地點。除備運提單外，提單日期均為裝貨完畢日期，不能遲於信用證規定的裝運期。提單簽發地點按裝運地填列。如果船期晚於規定裝運期，要求船方同意以擔保函換取較早日期提單，這就是"倒簽提單"（Anti dated B/L）；貨未裝上船就要求船方出具已裝船提單，這就是"預借提單"（Advanced B/L），這種做法系國際航運界陋習，一旦暴露，可能造成對方索賠以至拒收而導致巨大損失。 ·簽署。按"UCP 500"規定，海運提單表面應註明承運人名稱，並由承運人或其代理人、船長或其代理人簽署。簽署人亦須表明其身份。若為代理人簽署，尚須表明被代理一方的名稱和身份。 ·其他。信用證要求在提單上加注的內容。如信用證規定"每份單據上均應顯示信用證號碼"、"提單需提供貿促會證明"等。必須按信用證規定處理
介紹
第一部分 發票的日期應在運輸單的出單日期之前。 [1] 裝運港和目的港 一般發票上應列明貨物的裝運港和目的港口。 [2] 運輸工具 如果採用直達船運輸時，應在發票上加注船名，如果中途需要轉船，則應註明轉運港名稱。 [3] 收貨人(Consignee) 收貨人就是發票的抬頭人，一般為進口商或信用證的開證申請人，其名稱和地址（有時包括電傳號碼、傳真號碼等）應嚴格按照信用證的具體要求加打在發票上。 [4] 發貨人(Consignor) 發貨人一般為發票的出票人，即是出口商或信用證的受益人，其名稱和地址一般打印在發票的上方。如果信用證中有特別規定，則按信用證的具體要示輸，一般情況下，發貨人的名稱和地址等應與信用證的受益人完全一致。 另外，發貨人（即信用證的常駐益人）應在發票的右下方打印上自己的名稱並簽字或蓋章。 本文部分 發票的本文主要包括嘜頭、商品名稱、貨物數量、規格、單價、總價、毛重/淨重等內容。 [1] 嘜頭(Shipping Mark) 嘜頭是貨物裝的標記。發票上的嘜頭應與信用證中規定的嘜頭完全一致。 [2] 商品名稱 發票上的商品名稱應與信用證中規定的商品名稱完全一致。如果信用證中的商品名稱有錯誤或漏字等並且未來得及修改，發票上的商品名稱也應將錯就錯，以保證發票與信用證規定的完全一致。不過，可在錯誤的名稱後面加注正確的名稱。 銀行只負責審核單據表面上的一致性。因此，商品名稱的表面性應與信用證的要求保持一致，不可使用商品名稱的簡寫或繁寫或同義詞或同義名稱等。 [3] 貨物數量和重量 發票中列明的貨物的數量（件、個、條等）和重量應與信用證中貨物描述的數量和重量完全一致，並與提單等基本單據中貨物的數量和重量一致。 [4] 規格 貨物的品質規格是出口商交貨的標準，發票上一般應標明所裝貨物的品質規格情況。 [5] 商品的單價和總價 發票的單價一般包括計價單位、計價貨幣、價格條件和單價金額等內容。發票的單價應與信用證中規定的貨物單價一致。 發票的總價不是貨物總金額、總價值，也就是貨物數量與貨物單價之積。發票的總金額不能超過信用證的金額（除非信用證另有規定）。 結文部分 發票的結文一般包括信用證中要求加注的特別條款或文句。 發票的結文還包括發票的出票人簽字。發票的出票人簽字一般在發票的右下角，一般包括兩部分內容：一是出口商的名稱（信用證的受益人），二是出口公司經理或其他授權人的手簽，有時也可用手簽圖章代替手簽。 但是，有些國家規定，寫在簽署人簽字以下的文字內容無效。因此，應特別注意，發票的各項內容應列在簽署人簽字之上。 UCP500規定，如果信用證沒有特別要求，發票可以沒有簽字。