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管理寬度是中國的一個經濟類術語。

中國,從來就是一個文化底蘊極度豐富的國家,中國的文字,更是凝聚着中國的文化精魂[1]。中國最早出現的和文字相關的文化記憶就是倉頡造字,小小的文字中蘊藏了無限的文化[2],然後就出現了最初的甲骨文

名詞解釋

管理寬度又稱「管理跨度」或「管理幅度」指的是一名主管人員有效地監督、管理其直接下屬的人數是有限的。當超這個限度時,管理的效率就會隨之下降。因此,主管人員要想有效地領導屬,就必須認真考慮究竟能直接管轄多少下屬的問題,即管理寬度問題。句話說,超過了管理寬度時,就必須增加一個管理層次(Administrative levels)。這樣,可以通過委派工作給下一級主管人員而減輕上層主管人的負擔。如此下去,便形成了有層次的結構。但是,上級主管人員減輕這分負擔的同時,也帶來了監督下一級主管人員怎樣執行的工作負擔,而監也需要時間和精力。所以,增加管理層次節約出來的時間,一定要大於用監督的時間,這是衡量增加一個管理層次是否合理的重要標準。

管理層次與管理寬度的關係

管理層次與管理寬度有關。較大的寬度意味着較少的層次,較小的寬意味着較多的層次。這樣,按照管理寬度的大小 及管理層次的多少,就可成兩種結構:扁平結構和直式結構。所謂扁平結構(flat structure),是管理層次少而管理寬度大的結構;而直式結構(tall structure)的情則相反。扁平結構與直式結構各有利弊:

(1)扁平結構有利於縮短上下級距離,密切上下級關係,信息縱向流快,管理費用低,而且由於管理幅度較大,被管理者有較大的自主性、積性、滿足感,同時也有利於更好地選擇和培訓下層人員;但由於不能嚴密監督下級,上下級協調較差,管理寬度的加大,也加重了同級間相互溝通絡的困難。

(2)直式結構具有管理嚴密、分工明確、上下級易於協調的特點。但次增多,帶來的問題也越多。這是因為層次越多,需要從事管理的人員迅增加,彼此之間的協調工作也急劇增加,互相扯皮的事會層出不窮。管理次增多之後,在管理層次上所花費的設備和開支,所浪費的精力和時間也然增加。管理層次的增加,會使上下的意見溝通和交流受阻,最高層主管員所要求實現的目標,所制定的政策和計劃,不是下層不完全了解,就是層傳達到基層之後變了樣。 管理層次增多後,上層管理者對下層的控制變困難,易造成一個單位整體性的破裂;同時由於管理嚴密,而影響下級人的主動性和創造性。因此,一般來說,為了達到有效,應儘可能地減少管層次。

影響管理寬度的因素

研究管理寬度問題,首先需要了解影響管理寬度的因素是什麼?根據多管理學家所進行的大量的實證研究,影響管理寬度的因素概括起來主要以下幾個。

(一)主管人員與其下屬雙方的素質和能力。凡受過良好訓練的下屬不但所需的監督比較少,而且不必時時事事都向上級請示匯報,這樣就可減少與其主管接觸的次數,從而增大管理寬度。同樣道理,素質和能力均強的主管人員能夠在不降低效率的前提下,比在相同層次,擔負類似工作其他主管人員管轄較多的人員而不會感到過分緊張。

(二)面對問題的種類。主管人員若經常面臨的是較複雜、困難的問或涉及方向性、戰略性的問題,則直接管轄的人數不宜過多。反之,若主人員大量面臨的是日常事務,已有規定的程序和解決方法,則管轄的人數以較多一些。

(三)工作任務的協調。工作任務相似及工作中需協調的頻次較少,寬度可加大,組織層次也可減少。

(四)授權。適當的和充分的授權可以減少主管人員與下屬之間接觸次數和密度、節約主管人員的時間和精力,以及鍛煉下屬的工作能力和提其積極性。所以,在這種情況下,管轄的人數可適當增加。不授權、授權足、授權不當或授權不明確,都需主管人員進行大量的指導和監督,效率會高,因而寬度也不會大。

(五)計劃的完善程度。事前有良好的計劃,使工作人員都能明了各的目標和任務,可減少主管人員指導及糾正偏差的時間,那麼管轄的人數可以多一些,反之則不然。

(六)組織溝通渠道的狀況。組織溝通渠道暢通,信息傳遞迅速、準確所運用的控制技術比較有效,對下屬的考核制度比較健全,在這種情況下管理寬度可考慮加大一些。

此外,工作對象的複雜性、下屬人員的空間分布,以及組織的穩定程等因素也影響着管理寬度。

確定管理寬度的方法

確定管理寬度有兩種方法:

1、格拉丘納斯的上下級關係理論。法國管理顧問格拉丘納斯在一篇論文中分析了上下級關係後提出一個數學模型,用來計算任何管理寬度下可能存在的人際關係數。該理論區分了三種類型的上下級關係:直接的單一的關係、直接的多數關係和交叉關係。當管理寬度以算術級數增加時,主管人員和下屬間可能存在的相互關係將以幾何級數增加。因此,上下級相互關係的數量和頻數減少,就能增加管理寬度。

2、變量依據法。這是洛克希德導彈與航天公司研究出的一種方法。該方法通過研究影響中層管理人員管理寬度的六個關鍵變量(職能的相似性、地區的相似性、職能的複雜性、指導與控制的工作量、協調的工作量和計劃的量),把這些變量按困難程度排成五級,並加權使之反映重要程度,最後加以修正,從而提出建議的管轄人數標準值。

參考文獻