公務文書檢視原始碼討論檢視歷史
 |
書面材料
公務文書是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文件。無論從事專業工作，還是從事行政事務，都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協調各種關係，決定事務使工作正確地、高效地進行。
產品特點
我國公文有統一性的特點，它的格式、種類、行文規則、辦理等都是全國統一的，一般按照中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的新的國家規範《黨政機關公文格式》GB-T 9704-2012執行，此次修訂於2012年7月1日正式生效。
1、內容和程序的合法性：公文的具體內容和制定程序必須符合法律和有關規章的規定，否則無效。
2、形式和格式上的規範性。
3、公文語體的簡明性，觀點嚴謹、鮮明，文字樸實、莊重。
4、對機關工作的依賴性。機關工作是公文形成的基礎，公文是機關工作的專用工具。
公文除了文字文書之外，又有了電信文書(電報、電話記錄)、聲像文書(錄音、錄像)、圖形文書(以圖表為主，伴以簡要文字說明)。
隨着電子計算機的廣泛使用，機關開始運用各種辦公自動化工具，而且還利用計算機組成機關管理自動化系統。電子計算機集數據、文字、影像和音訊處理於一身，使辦文進入一個快速、準確的嶄新階段，因而公文處理需要更高的技術。
常用公文種類
按照國務院辦公廳的規定，通用公文包括：
（一）命令（令）
適用於依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。
（二）決定
適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
（三）公告
適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
（四）通告
適用於公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
（五）通知
適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
（六）通報
適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（七）議案
適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。
 |
（八）報告
適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。
（九）請示
適用於向上級機關請求指示、批准。
（十）批覆
適用於答覆下級機關的請示事項。
（十一）意見
適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
（十二）函
適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。
（十三）紀要
適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
（十四）決議
適用於會議討論通過的重大決策事項
（十五）公報
適用於公布重要決定或重大事項
常用公文格式
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。[1]
（一）份號。公文印製份數的順序號。涉密公文應當標註份號。
（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標註「絕密」「機密」「秘密」和保密期限。
（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標註「特急」「加急」，電報應當分別標註「特提」「特急」「加急」「平急」。
（四）發文機關標誌。由發文機關全稱或者規範化簡稱加「文件」二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱。聯合行文時，發文機關標誌可以並用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。
（五）發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。
（六）簽發人。上行文應當標註簽發人姓名。
（七）標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。
（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。
（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。
（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。
（十一）發文機關署名。署發文機關全稱或者規範化簡稱。
（十二）成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發機關負責人簽發的日期。
（十三）印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，並與署名機關相符。有特定發文機關標誌的普發性公文和電報可以不加蓋印章。
（十四）附註。公文印發傳達範圍等需要說明的事項。
（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
（十六）抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關統稱。
（十七）印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。
（十八）頁碼。公文頁數順序號。
寫作原則
1. 內容上「三查三改」
查立意：看是否明確、完整、突出，改觀點錯誤、浮泛空洞、文不切題、含混冗雜、不合邏輯之處。
查措施政策：看措施、規定、辦法、意見是否符合政策，切實可行；改矛盾牴觸之處及不求實效的官話、套話、大話、空話和不力之處。
查材料：看是否具體、真實、典型，改一般化、概念化和不實之處。
 |
2. 文字上「三查三改」
查篇章：看是否明確、緊湊、合理，改雜亂無章、上下脫節、主次詳略不當等。
查行文：看是否精煉、合乎語法和邏輯，改用詞不當、囉嗦累贅、邏輯錯誤之處。
查文字：看是否規範，改錯別字、生造詞語、濫用簡稱、標點錯誤和文面款式毛病。
3. 體式上「五查五改」
查文種、標題、主抄送單位、附件、附加標記有否問題，如有即行訂正。
辦文必須迅速及時，不失時效。公文一般有一定的時效，特別是有明顯時間要求的公文，如果超過時限，就會耽誤工作，造成損失。因此，為了做到公文處理及時、迅速，必須健全制度，簡化手續，增強時間觀念，以保證公文儘快處理。
公文的保密也要符合要求，必須嚴格地執行保密制度，嚴格控制擬稿過程、印刷過程、處理過程，不管是什麼人泄密，都是失職瀆職，都要受到法律制裁。
寫作內容
綜述
公文擬稿一般包括：標題、發文編號、主送機關、正文、機關印章、發文日期、附件、抄送單位、機密等級、緩急程度等。部分簡單的公文可省略其中一些內容。其中標題和正文是寫作的重點。
具體介紹
1. 標題：公文標題是對文件內容的精確概括，要準確、簡要，一般由發文單位、事由和文件三部分組成。它表明了文件的來源、主要內容及其性質使用。
有版頭的文件或法規性文件，計劃和總結，通知和通報，可省略發文單位，有時或只標以文件種類，如《通知》。
2. 發文字號：包括機關代號、年號、順序號。編寫發文字號的作用是有利於統計發文數量，便於公文管理，有利備案查找，在引用時，可以作為公文的代號使用。
例如「審辦發〔1989〕6號」，代表審計署(局)辦公廳1989年第6號文件，「審辦發」是審計署(局)辦公廳的代字，〔1989〕是年號，「6」號是發文順序號。
幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字號。
編號的位置，凡有文件版頭的，放在文頭名稱的下面；凡無文件版頭的，放在標題的右側方。
3. 主送機關：主送機關是行文的主要對象，即要求主辦或答覆這份文件的對方單位。準確地確定主送機關是公文發出後能否及時得到處理的關鍵。
對下級發出的指示、通知、通報等稱為普發公文，可以主送幾個以上機關，凡其下屬機關都是主送機關；向上級報告、請示的公文，一般只寫一個主送機關，不能多頭主送，如需報送另一個上級機關時，可以用抄報的形式，以免責任不明，處理延誤。布告、通告、公告等公布性公文，不寫主送機關，可在發表或發送時，另附一個通知或公函給主送機關。
主送機關一般寫在正文之前、標題之下，頂格寫。
4. 正文：正文是公文的主體，請示問題時，要求一文一事，不要一文數事。
正文的作用是：直接體現黨和國家的方針政策，反映文件作者的意圖。發文的目的能否實現，主要在正文的書寫。因此，正文的寫作應該觀點鮮明，內容清楚、簡潔、通暢，標點符號準確。正文一般在主送機關之後另起一行空兩格書寫。
正文一般分為開頭、中段、結尾三個部分，不同文種的正文結構還有些細微的差別。
開頭要開篇明意，簡要說明發文的根據和理由、發文的目的或結論。如是復文，要引述來文的日期和標題。 中段是公文主體，要根據辦文的目的、國家的有關政策，將情況、問題、要求闡述清楚。內容較多的，可依次表述，或分段寫，或用序數表明項目，以資醒目。
結尾應簡潔明晰，向對方提出要求，請求解決某項問題。結尾用語要按照行文關係，寫得妥貼得體：上行文，可用「以上報告妥否，請批示」、「以上報告如無不妥，請批轉」；平行文，可用「專此函復」、「特此通知」；下行文則常用「希遵照執行」、「此復」、「此令」等語。
5. 發文機關：發文機關又稱落款，應寫在正文的下面偏右，與正文保留適當的空格，以便蓋章。發文機關應寫明全稱，以示嚴肅負責。以機關領導人名義行文時，應冠以職務、身份。
蓋章是表示發文機關對公文生效負責的憑證，應按GB9704-88「國家標準」規範執行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個字，俗稱「齊年蓋月」。領導機關大批印發的公文，因使用了規定格式的文件版頭，並由機關交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。
6. 發文日期：發文日期是以文生效的起始時間，年月日須完整，年份不得略寫，如1991年不得寫成91年。發文日期一般以機關領導人簽發日期為準；會議通過文件以會議通過日期為準；一般性例行公文如通知、函等以實際發出日期為準；法規性以公文的批准日期為準，或公文最後專門規定生效、執行日期，如「本條例自發布之日起施行」。
發文日期寫在公文末尾、發文機關下面，並稍向右錯開。
7. 抄報、抄送：抄報、抄送單位是指協助承辦或需要了解公文內容的有關單位。上行文列為抄報，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節省人力、物力，必須避免濫抄濫報，但也要防止漏抄漏報，以免工作脫節，影響協調。
抄報、抄送單位名稱列於公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾的報、送單位，印刷單位，印發時間，一般均用兩條線段隔開，文件份數印在最後。
8. 文件版頭：正式公文一般都有統一規格，標明發文機關的專用版頭。版頭以套紅大字印上「××××(機關名稱)文件」，下加一條紅線，中綴紅五星。公布性文件，如公告等通常不用版頭。
9. 公文附件：附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的補充說明或參考材料，是公文的重要組成部分，但並非每份公文都有附件。
公文附件應在正文之後，發文機關之前註明附件名稱全稱和件數，不可略寫成「附件如文」或「附件×件」。
10. 機密等級：公文內容涉及國家機密時，應根據機密程度，分別註明「絕密」、「機密」、「秘密」等字樣。劃分機密等級力求準確，寬了，造成失密，嚴了，妨礙工作開展。
國家秘密的保密期限，除另有規定外，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年。 機關、單位應當根據工作需要，確定具體的保密期限、解密時間或者解密條件。 [2]
機關、單位對在決定和處理有關事項工作過程中確定需要保密的事項，根據工作需要決定公開的，正式公布時即視為解密。
密級的位置，通常放在公文標題左上方醒目位置。密級不同，公文遞送方式也不同。
機密公文還要按份數編號，如「編號000××」或「No.000××」，印在文件版頭左上方，以便查對，清退。
11. 緩急程度：緩急程度是公文送達和辦理時限的要求，有「特急」、「加急」兩種。標明緩急程度是為了引起特別注意，保證公文時效和緊急工作的及時處理，其中特急公文標註「特急」，緊急公文標註「加急」。
緩急程度的書寫位置沒統一要求，為了醒目，常寫在標題或編號的左側或放在版頭的右上角。有時緩急程度不單獨標出，而是放在標題中的公文種類前面，如「國務院關於控制各單位上年結餘存款的緊急通知」。
12. 閱讀範圍：上級機關對下級發文，根據工作需要和機密程度，有些公文還要註明發送和閱讀範圍。閱讀範圍通常寫在發文日期之下，抄報、抄送單位之上偏左的位置，並加括號，如「(此件發至縣、團級)」。 行政性、事務性的非機密公文，向上級機關的報請性公文都不必規定閱讀範圍。
常用公文語言要求
公文語言要莊重、準確、簡明，為此要注意以下四點：
1. 使用規範的書面語言。公文寫作一般不使用口語、方言或俗語，使行文莊重；常適當地使用一些文言詞語、成語，文白相濟，更顯簡潔凝鍊、嚴肅鄭重。
2. 廣泛使用公文專用語，如開端用語、稱謂用語、祈請用語、經辦用語、徵詢用語、表態用語、承啟用語、結尾用語，都有沿習下來的一些文言詞語。使用這些專用語，增強了公文文體莊重色彩。
3. 經常使用介詞結構，使表述更為確切。如表目的、原因的，表依據、方式的，表對象、範圍的，表時間、處所的一些介詞常在公文中使用而一般文章則較少採用。
4. 常用對偶、排比、對照、反覆等修辭手法，形成整散結合、駢散相間的語體風格，以突出主要精神，強調重要事項，增強行文氣勢，加強表達效果。
公文語言的主要特點是：莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規範。莊重——指語言端莊、莊嚴，格調鄭重嚴肅不輕浮。準確——指語言確鑿無誤，恰如其分。樸實——指語言平直自然，是非清楚，明白流暢，通俗易懂。精練——指語言圍繞主題，簡明扼要，簡繁得當。嚴謹——指語言含義確切，語句嚴謹，細緻周密，分寸得當，忌模糊含混，語意多歧。規範——指語句不僅合乎語法及邏輯原則，而且要合乎公務活動的[[特殊規範性要求。
公文文本樣式
份號、秘密等級、緊急程度
××××文件
××發[200×]×號
標 題
××××(主送機關)：
正 文
附件：
××××(發文機關) 200×年×月×日 (附註)
抄 報：×××× ××××
抄 送：×××× ××××
××××辦公廳
200×年×月×日印
共印××份
寫作要求
公文的種類不同，它的特定對象、目的、條件不一樣；但是它們有明顯的共性，寫作時必須遵循這些共同規律。我們從多年寫作實踐中把它歸納為「20字訣」：符合政令，行文周嚴，格式規範，遵守規則，表述精當。 符合政令
一切公務活動必須貫徹、執行黨和國家的路線、方針、政策。因此，公文必然帶有鮮明的政治性、政策性。公文必須符合一定時期內黨和國家的方針、政策、法規。
一份公文的主發內容總有諸多橫向涉及，受着多方面的方針政策、法規約束，必須協調一致。所以，公文撰寫者必須具有一定的政策理論水平，對黨和國家的方針、政策、法規能夠總體把握，有着分析問題、解決問題的能力。
公文是辦事的依據，必須實事求是，符合客觀實際，即要真實可靠，數據準確無誤，結論切合實際，辦法切實可行。
實事求是的公文原則具體表現在：一是內容符合實際，力求正確；二是要有情況、有辦法、有措施、有理論。這就要求撰寫者認真深入實際，調查研究，有針對性地提出解決問題、指導工作、答覆和處理問題的意見、措施。
撰寫公文，要了解領導意圖，弄清本文件的性質、行文目的、任務和範圍；要「吃透兩頭」：認真閱讀本文件有關的文件，明確政策界限，要熟悉業務，調查研究，掌握實際情況。這樣，制訂具體政策和實際情況很好結合起來，就能寫出政策性強，能解決實際問題的好公文。
行文周嚴
公文實用性強，要據此辦事，行文必須周嚴：
1. 結構嚴謹。公文一般有相對固定的格式，寫作時要把握特點，行止有序，自然、清晰、嚴謹。
正文一般分開頭、中段、結尾三部分：
開頭：開篇明意，簡述發文依據和理由或者目的、結論。通常有引據式、目的式、綜合式等寫法。復文要引述來文日期和文號，長文可先提出要點。
中段：表述主要內容。根據辦文的目的、國家有關的政策，把情況、問題、要求闡述清楚。內容較多的，可分段寫，或用序數表明項目，以資醒目。常有並列式、遞進式、連貫式三種結構。
結尾：表述發文機關對文件辦理的要求，或請求批覆，或要求執行，或提出希望，首尾呼應，結束全文。
2. 直筆表述：敘述情況，一清二楚；匯報工作，實事求是；表明觀點，態度鮮明；提出要求，明確具體。平直，簡潔，明了。
3. 行文得體：對於不同的行文關係、行文方向，語氣上要有所區別。
4. 堅持一文一事(綜合性報告除外)。
格式規範
嚴格按照公文格式寫作：首先，公文的文體要合乎規範，所謂的文體是指公文的語言體例，也就是語體，包括語言、字詞、文種。公文的目的在於表達作者的意圖，這就要求語言簡潔明快，用詞通俗易懂，文種恰如其分，按照《國家行政機關公文處理辦法》規定，每一種公文適用一定的範圍，表達一定的內容，相互之間不能混用，例如，需要用批覆的，不能用通知。
其次，公文的格式要合乎規範。公文一般由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註等部分組成。每部分的構成都有大致的規範，就是用紙、書寫、排版、裝訂也有統一的規定。在實際工作中，如果格式不合乎要求，就會影響公文效用的發揮。例如，有的文件，文頭合乎規範，沒有標題，收文一方就很難看出文件的內容，因而就會增加處理文件的困難；有的文件，發文編號不合乎規範，錯編或漏編，天長日久，再需用這份文件，就很難查找，或者需要反覆考證；有的文件結尾不合乎要求，沒有加蓋公章，這個文件所證明的事項就得不到承認；有的文件用紙不合乎規範，裝訂起來大小不一，給立卷歸檔帶來很多麻煩。因此，國家規定的統一的公文格式，任何發文單位不得另搞一套，自行其是。
遵守規則
明確行文關係，嚴格按照行文規則辦文：
1. 要按辦文意圖和行文關係選准文種，分清上行文、下行文、平行文，同一方向行文也要確定合適的文種，如上行文中請示與報告不能混淆。
2. 不能越級行文，因特殊情況必須越級請示時，應當抄報被越過的上級機關。「請示」應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。
3. 除領導直接交辦的事項外，「請示」不得直接送領導者個人。
4. 向下級機關的重要行文，應當同時抄報直接上級機關。
5. 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關有權責令糾正或撤銷。
6. 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其部門可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。
7. 「報告」中不得夾帶請示事項。
8. 受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄報機關，由主送機關負責答覆。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。
表述精當
實事求是是公文自身的權威性和行政約束的保證。上級機關對下級機關的下行文，要注意表達準確、措詞嚴謹，準確無誤地傳達黨和國家的方針政策；下級機關對上級機關的上行文要注意態度明朗，觀點明確，事實不誇大，矛盾不掩蓋。
無論寫什麼文章，用儘量少的文字反映儘量多的內容，是寫文章的基本要求，為此，就必須在遣詞造句方面字斟句酌，使公文的字、詞、句準確通順，主詞、動詞、賓詞完整，單句、複句分清，段落、層次分明，標點符號無誤。
注意事項
草擬公文，從構思到脫稿都要一絲不苟。動筆前應當做到：
1. 了解領導意圖，弄清本文件的性質、行文目的、任務和範圍；
2. 認真閱讀有關文件，明確政策界限；
3. 熟悉業務，必要時進行調查研究，了解實際情況，掌握工作規律。
文件起草時，應當注意以下事項：
1. 要符合黨和國家的方針、政策、法律、法令和上級機關的有關規定。
2. 簡明扼要。請示應當一文一事。
3. 謙虛謹慎，勤勉及時。
4. 貴在得「體」。合乎體式，合乎身份。
5. 人名、地名、數字、引文要正確。時間一般要寫具體的年月日。使用數字時，除公文編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和其他必須用阿拉伯數字者外，一般用漢字書寫。
視頻
公務文書材料的選擇要求是