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| 書信 | |
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書信，是寫給具體收信人的私人通信。除了保護有關的私人秘密外，一般對屬於書面作品性質的信件也給予版權保護。在許多國家，實際上將所有書信當作文學作品，如法國、印度、英國、美國。有些版權法明確地把書信列舉在受保護的作品之內(如巴西、尼日利亞、菲律賓等國)。還有一些國家的版權法有保護書信的專門條款，如阿根廷、哥倫比亞、哥斯達黎加等國。許多國家版權法規定，書信要有創造性，不是簡單地交流情況，也不是一般性的通信，才能受到保護，如奧地利、比利時、德國、海地、意大利、日本等。
同義詞
函牘 信札 尺書 尺素 書翰 文牘 尺牘 尺簡 書函書柬 書簡 書札 書牘 翰札 簡牘 信件 竹簡 手札函件 鴻雁
書信起源
交流方式
我國歷史文化悠久，是有名的禮儀之邦。人們的社會交往和思想感情交流，大多通過一定的禮儀形式和一定的文化活動方式來進行。在實際生活中，每個人都經常使用到一系列的應用文，如傳統的書信、名片、柬貼、啟事、題詩題詞、對對聯等，現代的如電報、傳真、特快專遞、電子郵件等。這些應用寫作包含着豐富的禮儀內容，具有中華民族濃厚的文化色彩。
書信是一種向特定對象傳遞信息、交流思想感情的應用文書。"信"在古文中有音訊、消息之義，如"陽氣極於上，陰信萌乎下。"(揚雄:《太玄經·應》);另外，"信"也有托人所傳之言可信的意思，不論是托人捎的口信，還是通過郵差郵遞的書信用語言文字向特定對象傳遞信息和進行思想感情交流的信，一是有運用文字述說事情原委和表達自己思想感情的能力;二是具備相應的書寫工具;三是有人進行傳遞。親筆給親戚朋友寫信，不僅可以傳達自己的思想感情，而且能給受信人以"見字如面"的親切感;科技不斷進步，又相繼出現了電話、電報、郵寄錄音帶、錄像帶、電子郵件等交流信息的手段，可以預見，未來電子郵件這一新興的手段會被越來越多的人運用。隨着社會的發展，人與社會的關係也在進行重新建構，書信的運用除傳統用法，即公函私函之外，一個新的發展動向便是原先私函類中因為個人需要而向政府機構、企事業單位、知名學者等個人所發的事務性的信件，這一類信件的使用量逐漸增多，值得注意。我們將其稱為個人公文。
另外，在古代書信作為主要的通信來源，它不僅僅傳達着國與國的文化交流，同時也傳遞着人們思想的情懷(對家鄉父老、對愛人、對朋友...)。還起到了報平安的深層含義。
古今含義
1、指傳送書札的使者。書指函札，信指使人。 《晉書·陸機傳》:"我家絕無書信，汝能齎書取消息不?"
《南齊書·魚復侯子響傳》:"臣累遣書信喚 法亮渡，乞白服相見。"
宋陳鵠《耆舊續聞》卷六:"一日，公廳肅客，有急足聲。喏雲:某知州府有書信，今且往某州下書，回途卻請回信。"
2、指信札。
唐王駕《古意》詩:"一行書信千行淚，寒到君邊衣到無?"[1]
清沈復《浮生六記·閨房記樂》:"余鐫'願生生世世為夫婦'圖章二方;余執朱文，芸執白文，以為往來書信之用。"
冰心《晚晴集·空巢》:"雖然我在中部，他在西部，我們卻是書信不斷。"
簡稱書信為"信"，那是近代才有的事。在漫長的歷史進程中，由於書寫材料演變等原因，書信又有許多別名、美稱，下面略舉數端。
信件還可分為許多種類，如公函、私信、便函、家信、情書等等。[2]
幾種叫法
現將手書、家信、短信、便函的別稱略加介紹。
手書
手書是親手寫的信。相對含有重視、真實非假冒等意味在內，所以常區別於一般書信別稱。
如《漢書·薛宣傳》:"馮翊敬重令，又念十金法重，不忍相暴章。故密以手書相曉，欲君自圖進退。"
"暴章"即揭露。"手書還稱"親筆信"、"手札"、"手翰"、"手啟"、"手柬"、"手筆"、"手記"、"手帖"、"尺墨"等等。
舉例如下:
手札:白居易《宿香山寺酬廣陵牛相公見寄》詩:"手札八行詩一篇，無由相見但依然。"
手翰:韓愈《與鄂州柳中丞書》:"是以前狀，輒述鄙誠，眷惠手翰還答，益增欣悚"
手啟:《三國演義》第三十六:"(程昱)待徐母如親母，時常饋送物件，必具手啟。徐母亦作手啟答之。"
手柬:明代沈德符《野獲編·台省·房心宇侍御》:"房念眾咻不止，其勢且孤，乃盡出二給事先後托請諸手柬呈上覽。"
尺墨:《翰苑新書·戴象麓(上贛州周府判啟)》:"編摩尺墨，披瀝寸丹。"
手筆:親手寫的或畫的東西叫手筆。因此親筆信也叫手筆。劉禹錫《上杜司徒啟》:"近本州徐使君至，奉手書一函。"
手記、手帖:親自寫的文章、書信之類稱"手帖";親筆寫的筆記、日記、書信稱"手記"。如明代張居正《與薊鎮督撫書》:"昨偶因趙帥，以李自馨手帖見寄。"魯迅小說《傷逝》副題為"涓生手記"。
家信
家信指家裡來的信或外出後寄給家裡的信。家信也稱"家書"、"家稟"、"家問"、"家報"、"鄉書"、"鄉信"、"竹報平安"、"錦字"、"錦書"、"錦文"、"錦中書"、"錦字書"、"黃犬音"、"大書"等等。
"家票"在前文郭沫若的信中已經舉過，其餘舉例如下:
家書:宋趙抃(bian音變)《聞嶺外寇梗》詩:"家書萬倍金難得，遠夢干迴路不知。"
家問:《周書·晉盪公護傳》:"不期今日，得通家問，伏紙嗚咽，言不宣心。"
家報:李漁《蜃中樓·傳書》:"奴家還有一封家報，你可差個的當的差役，投到洞庭龍官。"
鄉書:孫道乾《小螺庵病榻憶語題詞·哭舍妹》:"鄉書甫啟讀末終，涕淚藉嫌素中。"
鄉信:指家鄉人或家人的來信，但多指後者。唐劉長卿《同諸公登樓》詩:"北望無鄉信，車游滯客行。"
竹報平安:唐代段成式《酉陽雜組續集·支植下》說:"衛公(即唐代宰相李德裕)言北都(即太原)惟童子寺有竹一窠，才長數尺，相傳其寺綱維(即主管寺內事務的僧人)每日竹報平安。"後來，就以"竹報平安"代稱平安家信，也簡稱"竹報"。如宋人韓元吉《水調歌頭·席上次韻王德和》詞:"無客問生死，有竹報平安。"
錦字:即用錦織成的字，源於一個悽惋的故事。《晉書·竇滔妻蘇氏傳》載:"竇滔妻蘇氏，始平人也，名惠，字若蘭，善屬文。滔，苻堅時為秦州刺史，被徙(流放)流沙(沙漠)，蘇氏思之，織錦為回文旋圖詩以贈，滔宛轉循環以讀之，詞甚悽惋，凡三百四十字，文多不錄。"後來就把妻子寄給丈夫的信稱"錦字"。如范成大《道中》詩:"客愁無錦字，鄉信有燈花。"錦字也稱"錦字書"、"錦文"、"錦書"、"錦中書"。
錦字書:李白《久別離》詩:"別來幾春末還家，玉窗又見櫻桃花。況有錦字書，開緘使人磋。
錦文:馮夢龍《掛枝兒·耐心》:"錦文織就，薄倖回顏。"薄倖，猶冤家，舊時女子對意中人的呢稱。
錦書:唐人劉兼《征婦怨》詩:"曾寄錦書無限意，塞鴻何事不歸來"
錦中書:唐耿湋(wei音圍)《古意》詩:"葉下統窗銀燭冷，含啼自草錦中書。"
黃犬音:典故出《晉書·陸機傳》。西晉文學家陸機是吳郡吳縣(今上海松江)人。養有一個很好的狗，取名黃耳，他曾在當時的首都洛陽羈留，很久沒有得到家信，十分惦念，一日他笑着對狗說:"我家絕無書信，你能送信不能?"黃耳搖尾作聲，表示可以。於是陸機寫信用竹簡裝，繫到狗頸上。狗向南尋路到家，取了回信又送回洛陽。後來就用"黃耳"或"黃犬"代指信使，用"黃犬音"借指家信。王實甫《西廂記》第五本第二折:"不用黃犬音，難傳紅葉詩。" 黃犬音也稱"犬書"。如李賀《始為奉禮憶昌谷山居》待:"犬書曾去洛，鶴病悔游秦。""鶴病"即妻子生病。
便函
便函是機關團體發出的形式比較簡便、非正式公文的信件，從前也叫"札字"。
如《儒林外史》第五十三回:"陳木南寫了個札字，叫長隨拿到國公府向徐九公子借了二百兩銀子。"
寸簡
寸簡就是簡短的信，也稱為"寸箋"、"寸紙"、"寸楮"、"寸札"、"寸函"、"片札"。有時還用這些代稱，謙指自己發出的書信。茲舉幾例:
寸簡:夏曾佑《送汪毅白》詩:"千古心期憑寸簡，九州容易入斜曛。""心期"指期望、心愿。"曛"(xun音熏)意為昏黑。
寸箋:魯迅《書信集·致高良富子》:"特上寸箋，以申謝悃。"悃(kun音捆)，即真心誠意。
寸紙:秋瑾《念奴嬌·寄閨珵妹》詞:"別緒千絲，離恨萬縷，寸紙應難剖。"
寸楮:太平天國羅大綱《致英使書》:"今藉羽便，特修寸楮。"
寸札:清人吳下阿蒙《斷袖篇·琴書》:"倘得機緣，寸札相招。
寸函:魯迅《書信集·致黎烈文》:"晚間曾寄寸函，夜裡又做一篇。
書信是傳播信息的重要工具，在沒有電報、電話等現代化通訊工具之前，更加顯得重要。
"烽火連三月，家書抵萬金"(杜甫《春望》詩)，
"忽得遠書看百遍，眼昏自起剔殘燈"(宋代詩人劉克莊《和仲弟二絕》詩)。這些詩句道出了人們對書信的重視程度。因此，在文人墨客的如椽大筆揮灑之下，眾多的書信別稱，應運而生。
書信函
書信:現代一般叫信或信件，但古時更多的稱之為"書"。古代的"信"指信使，即送信的人，書才是信件。因此用"書"字組成的書信的別稱要比信字多得多。
書問:"問"字有音信、問候、告訴等含義。所以"書問"就是書信。如魯迅《致許壽裳》的信寫道:"在京各公，弟雖多舊識，但久不通書問，殊無可托也。"
書呈:《水游傳》第二回:"寫了一封書呈，卻使高俅送去。"
書記:書記現代多指政黨或團體中各級組織負責人，但在古時多指從事公文、書信工作的人員或書信、文字等。宋代人曾鞏《福州回曾侍中狀》:"雖有心誠嚮往之勤，而無書記候問之禮。"
八行、八行書:古時信箋每頁多為八行，所以稱書信為"八行"或"八行書"。李漁《意中緣·悟詐》:"八行代我傳心事。"北齊人邢邰《齊韋道遜晚春宴》詩囚:"誰能幹里外，獨寄八行書。"
書筒:書筒本指藏書信的郵筒，被用來代指書信。如宋代人趙蕃《呈季承》詩云:"但恐衡陽無過雁，書筒不至費人思。"
書題:"題"也作書牘講。《釋名·釋書契》說:"書牘稱題。"所以書題就是書信。如《南史·周山圖傳》:"(周山圖》於書題甚拙，謹直少言，不嘗說人缺長。"
書子:這是書信的口頭稱呼。如《紅樓夢》第一百二十回:"那日賈政的家人回家，呈上書子。"
青鳥書:青鳥是傳說中的神鳥。《山海經·西山經》中說，三危之山上住着三隻青鳥，它們的主要任務是為西王母取食和送信。《藝文類聚》引舊題班固《漢武故事》說:"七月七日，上(指漢武帝)於承華殿齋，正中，忽有一青鳥從西方來，集殿前。上問東方朔，朔曰:'此西王母欲來也'。有頃，王母至，有兩青鳥如烏，俠侍王母旁。"後人就稱信使為"青鳥"或"青鳥使"，書信為"青鳥書"。如王實甫《四塊玉》套曲:"又不見青鳥書來，黃犬音乖。每日家病懨懨懶去傍妝檯。"李商隱更有"青鳥殷勤為探看"的名句。
函
函:函本指封套，一封信叫一函，。-套書也叫一函。後來就用函指書信。如晉代傅玄《傅於》:"(曹操)授曄(即劉曄)以心腹之任。每有疑事，輒以函問曄，至一夜數十耳。"
函片:也指信件。如孫中山《致王子匡函》:"得讀致蘅兄函片，敬悉一切。"
信函、函書、書函:這三個書信別稱一目了然，不用多說。
簡札族柬
簡:本指戰國至魏晉時的書寫材料，是削製成的狹長竹片或木板。竹片叫簡，木板叫札或牘，統稱為簡。這些都用作書信的稱呼，後來書寫材料雖有變化，而這些稱呼卻沿用下來，如柳宗元《答貢士元公瑾論仕進書》:"辱致來簡，受賜無量。"此外還有"信簡"、"書簡"、"簡書"、"簡牘"、"簡札"、"簡貼"、"手簡"、"手畢"、"書牘"、"竿牘"、"函牘"、"信札"、"函札"、"書札"、"柬帖"、"函柬"等，也都是書信的稱呼。
信簡:柯岩《奇異的書簡》:"因此我就養成了這種愛好:讀信。讀自己以及社會允許我讀的一切信簡。"
簡書、書簡:此二者泛指文書、信札。如蕭乾的《未帶地圖的女人》:"有從延安或從敵後寄來的文章，也有報告行蹤的作家書簡。
簡牘:如魯迅《致李秉中》信:"來信令我作書再催併介紹，今寫則寫矣，附上，但即令見面，恐其不得要領，仍又與未見無異，„„況我不善簡牘，不能做宛轉動聽之言哉!"
簡帖:蘇軾《與張元明書》:"適在院中得王郎簡帖如此，今封呈，切告輟忙一往。"
手筒、手畢:陸游《老學庵筆記》說:"予淳熙末還朝，則朝士乃以小紙高四五寸，闊尺余相往來，謂之手簡。"手簡也叫手畢，如《爾雅·釋器》雲:"簡，謂之畢。"明代方以智所著《通雅》說:"宋子京以手簡為手畢。"後來泛稱書信為手簡或手畢。如魯迅《致許壽裳》書寫道:"得三月二日手畢，發讀忻尉。""忻"意思同"欣"，"尉"是"慰"的古字。
書牘:如《梁書·范雲傳》:"及居選官，任守隆重，書櫝盈案，賓客滿門，雲應答如流，無所壅滯。"
竿牘:竿指竹簡。宋代朱彧《萍州可談》:"陽翟田望，勤於竿牘，„„日發數十函不倦。"(陽翟，地名。田望，人名)
函牘:如魯迅《致李秉中》信說:"致於款項，倘其借之他人，則函牘往反，而且往反再三，而終於不得要領，必與賣稿無異。"
書札:如《三國志·蜀志·譙周傳》:"精研六經，尤善書札。"
信札:茅盾《三人行》中說:"他走到書桌邊，打開一個小巧的木匣子，中間滿貯着信札。"
函札:如朱自清《白采》中寫道:"但平伯因轉信的關係，卻和他常通函札。"
柬
柬:"柬"通"簡"，是信札、名帖的統稱。如書柬、請柬等。如元雜劇《百花集》:"昨日央王小二將着一柬寄與王郎。"
柬帖:泛指信札、帖子等。如《二刻拍案驚奇》卷十一:"一個後生像個遠方來的走到面前，對着陸氏叩了一個頭，口稱道:'鄭官人有書拜上娘子'，遞過一封柬帖來。"
函束:即信件。如孫中山《答謝武漢各團體布告》中說:"尚有函柬相邀，而以時間迫促，末獲一一領教者，有負眾望，實在歉甚，尚希鑑諒為盼。"
翰素箋緘
翰:本指山雞或鳥羽，因古人用羽毛為筆，所以代稱毛筆，進而引申為筆寫的書面文字，亦多指書信。
如宋代人葉適《贈徐靈淵》詩:"今日觀來翰，如親見古人。"
用翰字組成的書信別稱還有:
書翰:書翰泛指文墨書札，後多用來指書信。
札翰:《魏書·夏侯道遷傳》:"道遷雖學不淵洽，而歷覽書史，閒習尺牘，札翰往還，甚有意理。"淵洽指廣博。
筒翰:唐代李吉甫《編次鄭欽悅辨大同古銘論》:"使至，忽辱簡翰，用浣襟懷。"辱，謙詞，在此句中作承蒙賜與講。浣，滌除、寬解意。
翰扎:宋人文瑩《玉壺清話》:"(李建中)善翰札，行筆尤工。"
素:與簡相似，都是書寫材料。素是白色的生絹，古人用它寫東西，所以它就成為書籍和信件的代稱。
用素字組成的書信別稱有:
素書:杜甫《暮秋遣興呈蘇渙侍御》詩:"久客多枉友朋書，素書-月凡一束。"
書寫格式
①開頭稱呼:頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。
②問候語:如寫"你好"、"近來身體是否安康"等,可以接正文。(不過很少。)
③正文:這是信的主體，可以分為若干段來書寫。
④祝頌語。以最一般的"此致"、"敬禮"為例。"此致"可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接着主體正文之後，不另起段，不加標點;二是在正文之下另起一行空兩格書寫。"敬禮"寫在"此致"的下一行，頂格書寫。後應該加上一個驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。
稱呼和祝頌語後半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信"抬頭"傳統的延續。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現代書信所吸收。
⑤署名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關係，如兒×××、父×××、你的朋友×××等。在下一行寫日期。
如果忘了寫某事，則可以在日期下空一行、再空兩格寫上"又附"，再另起一行書寫未盡事情。
書信歷史悠久，其格式也幾經變化。今天，按通行的習慣，書信格式主要包括五個部分:稱呼、正文、結尾、署名和日期。
開頭稱呼
也稱"起首語"，是對收信人的稱呼。
稱呼要在信紙第一行頂格寫起，後加":"，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關係。(具體可參見第四編《應酬稱謂》)稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這裡簡要說明幾條細則:
(1)給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如"爸"、"媽"、"哥"、"嫂"等;親戚關係的，就寫關係的稱謂，如"姨媽"、"姑媽"等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如"趙阿姨"、"黃叔叔"等。
(2)給平輩的信。夫妻或戀愛關係，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如"麗"、"敏華"、"親愛的"等;同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、暱稱或加上"同學"、"同志"，如"瑞生"、"老紀"、"小鄒"、"三毛"等。
(3)給晚輩的信。一般直接寫名字，如"樂毅"、"君平"、"阿明"等;也可在名字後加上輩分稱謂，如"李花侄女"等;亦可直接用稱謂作稱呼，如"孫女"、"兒子"等。
(4)給師長的信，通常只寫其姓或其名，再加"老師"二字，如"段老師"、"周師傅"、"宏海老師"等。對於十分熟悉的師長，也可單稱"老師"、 "師傅"。假如連名帶姓，在信首直稱"孫松平老師"、"王達夫師傅"，就顯得不大自然且欠恭敬。對於學有專長、德高望重的師長，往往在姓後加一"老"字，以示尊重，如"戴老"、"周老"，亦可在姓名後加"先生"二字。為鄭重起見，也有以職務相稱的，如"董教授"、"陳大夫"、"佟工程師"等。
(5)給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫"同志們"、"諸位先生"、"XX等同志"等。給機關團體的信，可直接寫機關團體名稱。如 "XX委員會"、"XX公司"。致機關團體領導人的信，可直接用姓名，加上"同志"、"先生"或職務作稱呼，亦可直接在機關團體稱呼之後加上"領導同志"、"負責同志"、"總經理"、"廠長"等。
如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下並排在一起，也可一前一後，尊長者在前。
上述五種場合，有時還可按特殊對象，視情況加上"尊敬的"、"敬愛的"、"親愛的"等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱"尊敬的"，反而顯得見外，對無特殊關係的年輕女性貿然稱呼"親愛的"，那就有失檢點了。
正文
正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是"您好!""近好!"依時令節氣不同，也常有所變化，如"新年好!""春節愉快!"問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問候語之後，常有幾句啟始語。如"久未見面，別來無恙。""近來一切可好?""久未通信，甚念!"之類。問候語要注意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分--主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
結尾
正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不能亂用。
結尾的習慣寫法有兩種:
(1)在正文寫完之後，轉一行空兩格寫"此致"，再換一行寫"敬禮"。
(2)不寫"此致"，只是另起一行空兩格寫"敬禮"、"安好"、"健康"、"平安"等詞。
(3)也可以寫"平平安安""天天開心"等詞語。
署名
寫在祝頌語下方空一至二行的右側。
如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。
如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。
而在署名之後，有時還視情加上"恭呈"、"謹上"、"敬上"等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
日期
用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。
古人信函
套話
稱謂後附提稱語，用於文言書信，如，運使學士閣下(王安石《上杜學士言開河書》)、虹生十四兄親家年大人情右(龔自珍《與吳虹生書》);再如，某公道席、某先生台鑒、母氏慈鑒、賢弟如晤，等。
足下 古代最初用為下對上的敬稱，後來書信中多用於同輩之間。
膝下 舊時子女致父母的信，多以"父母親大人膝下"起首。人幼時常依於父母膝旁，家書中用"膝下"，既表敬重，又示出對父母的親愛、眷依之情。
垂鑒、賜鑒、鈞鑒、尊鑒、台鑒 鑒，即古代鏡子，有審察的意思。用作書信提稱語，就是請閱看的客氣說法。垂，含居高臨下之義。賜，上給予下叫做賜。鈞，古以鈞陶喻國政，後稱宦官多冠以鈞字。垂鑒、賜鑒、鈞鑒，多用於對上、致年高德劭者的信中。尊鑒，可用於尊長，也可用於平輩。台鑒適用較廣，"台"有"高"義，對熟識或不熟識的尊長、平輩，皆可使用。
勛鑒、道鑒、大鑒、英鑒、偉鑒、雅鑒、 惠鑒 對身居高佼、有功勳業績者，可用"勛鑒"。對道德君子、望重學者，可稱"道鑒"。大、英、偉、雅，含高尚、美好、不凡、不俗的意義，宜用於友朋往來書信。"惠鑒"，就是賞閱的意思，但語意分量較"賜鑒"為輕，適用於一般書信，師長對已獨立的後輩學子，也可用此客套。
慈鑒 、愛鑒、 雙鑒、芳鑒 致母親，可稱"慈鑒"。夫妻，或情意親密的男女之間，可用"愛鑒"。給友朋夫婦二人之信，可用"雙鑒"。女子間往來書信，可用"芳鑒"。禮鑒 給居喪者信，用"禮鑒"。如，愛國之士李公朴遇害後，周恩來等致其夫人唁函即稱"張曼筠女士禮鑒"。
公鑒、共鑒、 同鑒 用於致團體或多人的信函，可於所列人名之後，書"諸先生共鑒"等。
道席、講席、教席、 撰席、 著席、 史席 席，席位。道席，多用為學生對師長的尊稱。講席、教席，也是對從事教育、講學者的敬稱，但用於平輩間，寫信人與受信人不必有師生關係。撰席、著席、史席，都用作對文士的敬稱，文人間也常互用。撰，即著述。史，指有著作傳世垂史。
覽閱、知悉 一般用於長對幼、前輩對晚輩的稱呼之後。
啟辭
啟辭，就是信文的開場白，或寒暄客套，或提示寫信原委等。啟辭理應屬於信件正文的一部分，由於舊時尺牘中，這部分形成了一系列的套語，在現時書信中還常可以看到，所以將此單獨提出，分兩類舉例以供參考:
(1)表示寫信人以誠懇的態度，請受信人閱讀信文。如:
敬稟者 寫信人自稱是恭敬地稟陳事情的人，表示下面是所要稟告的話，用於致父母尊長的信，如"母親大人膝下，敬稟者"。
跪稟者 義同"敬稟者"，用於子孫對尊長。
即稟者 同上。
敬啟者 寫信者自謙為恭敬地陳述事情的人，表示請對方允許自己告訴下面所寫的內容。既可用於同輩，也可用於下對上。
謹啟者 謹，是謹慎、鄭重的意思。用於同輩。
徑啟者徑，這裡是直截了當的意思，一般公私書函通用。
拜啟者 拜，表敬詞。用於友朋往來書信。
敬呈者 與"謹呈者"，皆用於下對上的公私書函。
懇啟者 用於平輩，表示下面信文將寫求助於對方的內容。
茲啟者 茲，這裡，茲啟，意即今在此陳述。態度客觀平和，不含明顯敬意。
哀啟者 向親友報喪的書信用此。
復稟者 用於對尊親或上級的回信復稟。對平輩可用"再啟者"。
專啟者 用於專談某實事的書信。
(2)根據具體情況，或作寒暄客套，或提示寫信原委等。如:
頃誦華箋，具悉一切。忽奉手教，獲悉一是。奉誦鈞諭，嚮往尤深。頃獲大示，井所賜物。惠書奉悉，如見故人。幸承明教，茅塞頓開。披誦尺素，謹表葵私。
數獲手書，至感厚愛。展讀琅函，甚感盛意。接閱華簡，幸叨莫逆。捧讀德音，喜出望外。手教敬悉，詞意深美，一啟蓬心。正切馳思，頃奉華翰，快慰莫名。
頃得手示，欣悉康泰，至為寬慰。蒙惠書並賜大著，燦若河漢，拜服之至。迭接來示，因羈瑣務，未及奉復，深以為歉。台函奉讀多日，未即修復，萬望海涵。
大札敬悉，稽復乞諒。欣奉惠書，敬聆喜訊，不勝忭賀。接讀手書，知君抱恙欠安，甚為懸念。久慕鴻才，今冒昧致書，以求教誨。別來無恙 久不晤見，甚念賢勞。暌違日久，拳念殊殷。久疏通問，時在念中。一別經年，彌添懷思。日前曾奉一函，諒已
先塵左右。前此一函，想已達覽。
其實，寫信也是寫文章，此類啟辭套語，雖可採用，卻不必拘泥，盡可以千變萬化的。從這個意義上說，啟辭套語也是可以省略的。習慣於一開頭即用"你(您)好"二字，似乎不如此，這封信就沒法往下寫似的。先向收信者問候致意，原是不錯的，然而如果封封信都是如此格局，則未免呆板單調了。
正文
信的正文，即寫信人對收信人說的話，這是書信的主體。
正文從信箋的第二行開始寫，前面空兩字。如果啟辭單獨成行，正文可在啟辭的下一行空兩宇開始書寫。
書信的內容各不相同，寫法上也無需一律，以表情達意準確為原則。一般說來，應先談談有關對方的事情，表示關切、重視或謝意、敬意，然後再談自己的事情。
正文寫好後，如發現內容有遺漏，可補充寫在結尾後面;或寫在信右下方空白處，並在附言之前加上"另"、"又"等字樣;或在附言的後面寫上"又及"或"再啟"字樣。
結語
結語，即信文的結束語，理應屬正文的一部分。但與"啟辭"相仿，舊式書信中也形成了一系列常用結語套辭，現時各界文化人士的書簡中，仍頻見使用。這裡不妨臚列若干，供參考。
書短意長，不一一細說。
恕不一一。不宣。不悉。
不具。不備。不贅。
書不盡意。不盡欲言。臨穎不盡。
余客後敘。余容續陳。客後更譚。
請對方回信:
盼即賜復。翹企示復。佇候明教。時候教言。盼禱拔冗見告。萬望不吝賜教。
敬祈不時指政(正)。敢請便示一二。尚祈便中見告。如何之處，恭候卓裁。至盼及時示下，以匡不逮，無任感禱。
告訴對方不用勞神回信:
謹此奉聞，勿煩惠答。敬申寸悃，勿勞賜復。
答覆對方詢問:
辱蒙垂詢，略陳固陋，聊博一粲而已。遠承下問，粗述鄙見，尚希進而教之。
上述陋見，難稱雅意，亟祈諒宥。姑道一二，未必為是，僅供參考。不揣冒昧，匆此布臆，幸勿見笑。
請人應允:
所請之事，務祈垂許。以上請託，懇盼慨允。諸事費神，伏乞俯俞(允)。
表示關切:
伏惟珍攝。不勝禱企。海天在望，不盡依遲(依依思念)。善自保重，至所盼禱。節勞為盼。節哀順變(用於唁函)。
表示感謝之情:
諸荷優通，再表謝忱。多勞費心，至紉公誼。高誼厚愛，銘感不已。
祝辭
祝辭，就是書信結尾時，對收信人表示祝願、欽敬或勉慰的短語，如"即頌近安"、"此致敬禮"、"祝你進步"之類。其中，"即頌"、"此致"、"祝你"等詞，緊接正文末尾書寫;"近安"、"敬禮"、"進步"等詞，另起一行，頂格書寫。如果祝頌語的文字較多，也可獨立占行，空兩字寫起，不必分拆成兩部分。如果信箋下方餘地充分，或者為了突出祝辭，也可將"祝"、"頒"、"此致"等宇樣獨占一行，空四格書寫，而將"安"、"好"、"敬禮"等另行頂格書寫。頂格書寫的祝辭後一般不加標點符號。祝辭應根據具體情況恰當擇用。
書信內容主要是談一件事的，可用:
專此，致 專此，祝 專此即請 專此布達，即頌 專此奉復，並祝(覆信用)
一般書信，用於平輩、友朋之間:
即頌 即請 順效順祝
或為:
此候 此請 順致順頌即候
或為:
祝頌請 問致候
對尊長，可選用:
恭叩 恭淆 恭頌 恭候 敬叩 敬祝 故請敬頌
平輩間，為強調敬意，也可用:
恭頌 恭請 恭候
為強調鄭重其事:
謹祝 謹賀
對晚輩:
此詢順祝即問 祝(你)願(你)盼 望
對祖父，頌祝;
起居永福
對父母輩，頌祝:
金安福安
對尊長:
康安鈞安 崇安 履福 頤安
對女長輩:
慈安 懿安 坤安 玉安
平輩友朋間，可按四時頌祝:
春社 暑安 秋棋 冬綏
逢年尾歲首，可賀:
新禧(元旦)春禧(春節)年禧歲祺 節禧(節日通用)新年快樂新春愉快
常時可頌:
近祺 日祉 時吉時綏起居安吉行止佳勝 工作順利台安大安
當日可達之信，頌:
晨安早安午安晚安刻安
對女性可頌:
淑安 妝安 閫安
對未婚女子，頌:
閨安
對父母健在而承歡膝下的平輩，可頌:
侍安 侍祉
對晚輩後生，祝願:
學業銳進 工作好生活愉快幸福 健康 進步 侍棋 課祉
祝收信人全家:
闊府康泰全家幸福
祝收信人夫婦:
雙安 儷安 儷祉
賀有喜慶事者，道:
喜安慶祺
賀新婚者:
燕安燕喜
賀生子者:
麟安
對家居者，頌:
潭安 潭祺 潭祉
對行旅者:
客安 行祺 旅一帆風順旅居康樂
唁喪，請候:
禮安孝履
問病，祝頌:
早日康復痊安
對蒙遭意外不幸者，祝禱:
否極泰來
對知識界，可泛頌:
文安道安 研安文祺雅祺
對編輯:
編祺 編安
對寫作者:
著祺撰安筆健
對教師:
教祺 教安 誨安
對軍界:
勛扯 戎安
對政界
政安 勛安 升安 公祺 鈞祺 崇祺
對工商實業界:
籌祉 財安 吉利 贏祺 盈祺 發祺 運祉 事業昌隆宏猷大展 行止佳順 萬事順
遂 百事稱心 諸事如意 盛利久發 財源茂盛日進斗金
古時書信，頌祝語大都融貫在正文中，至近代才逐漸形成祝辭獨立一欄。所以，書信正文中如已包含祝福內容，或者本身就是祝賀信函，那麼視辭一項便可省去。還有，信一開頭就稱"你好"的，如果信末再寫祝好之類，便顯得累贅了，應注意避免。
署名
署名，就是在正文結尾的右下方簽署寫信人姓名。如果是寫給熟識的親屬友人的，可只寫名字，不必寫姓;或在名字前面，加上自己的稱呼，如:弟、侄、晚等。稱呼與名字之間，可略空半字地位;或者將稱呼用小字寫在名字的左上方。
署名的後面，可加寫啟稟詞，也可不加。常用啟稟詞如下:
對尊長:
叩 叩上 叩稟 敬稟 敬上
對平輩:
上 敬上謹啟鞠啟 頓首 親筆 手肅
對晚輩:
字 示 白 諭 手白手諭
在署名或啟稟詞後面，寫上撰信的年月日，也可把日期寫在下一行署名的右下方。另外，還可以在日期之後，寫上撰信時的處所、氛圍、心境等，如"舟中"、"燈下"、"萬籟俱寂"之類。
附候或致意
如寫信人的家屬、近處朋友也和收信人熟悉，署名後一行或加上這些人的附候，如"某人囑筆問候"。如應向收信人的家屬、近鄰親友問候的，可加上"請向某某致意"，倘是長輩，可作"請在某某前四名問安"之類。
主要類型
書信由箋文及封文兩部分構成。
箋文
箋文即寫在信箋上的文字，也就是寄信人對收信人的招呼、問候、對話、祝頌等等。箋文是書信內容的主體，書信的繁簡、俗雅及至其他方面的風格特徵，幾乎都由內容主體決定。
封文
封文即寫在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等。
封文是寫給郵遞人員看的，使郵遞人員知道信從哪裡來，寄往哪裡去;萬一投遞找不到收信人，還能將信退給寄信人。
完整的書信應該是箋文封文俱全，並且將箋文裝入寫好封文的信封內，然後將口封好付寄的。
分類
書信分為一般書信和專用書信兩大類。
一般書信主要有家庭成員之間的家書類書信，朋友和同事之間的問候類書信、請託類書信、規勸類書信、借貸類書信、慶賀類書信等。這類書信多用於個人和個人之間。
專用書信主要有表揚信、感謝信、邀請信等。這類書信多用於單位與人、單位與單位之間。
一般書信由信封和信瓤兩部分組成。信封是顯示於外的東西，信瓤則是信的正文。
信封分為豎式信封與橫式信封兩種。
信封上應準確填寫下列內容:
郵政編碼中國國內，除台灣省外，已經開始使用統一的郵政編碼。郵政編碼是由阿拉伯數字組成，用來表示郵局和它的投遞區域的專用代號。例如吉林省長春市第五中學的郵編是130061。書寫郵政編碼時要注意，信封正面左上方空格內應填寫收信人所在地郵政編碼，而右下方的空格則是發信人所在地的郵政編碼。
收信人的詳細地址 寄往城市家庭的，要具體寫上收信人所在的省(市、自治區)、市(縣)、城區、路、街(弄)和門牌號碼，如果是高層建築，還應寫上室號。寄往農村家庭的，則要寫出省、縣、鄉、村甚至街。寄往收信人工作單位的，不僅要寫上收信人詳細地址，還應寫明單位全稱和具體部門。書寫地址時，可在一行內寫完，也可分兩行寫出。在大地名和小地名、地名和號碼之間，都應空開一個字的位置。
收信人姓名 姓名要寫完，不能省略。常見的錯誤寫法如:"老王"、"小楊"、"董事長"。在收信人姓名後面空兩個字的距離，寫上"同志"、"先生"、"小姐"等字樣，也可以不寫。千萬注意的是，信封上不要使用寫信人對收信人的親屬稱謂，這是因為信封主要是給投遞員看的，如寫上"×××伯父收"、"××爺爺收"等就有可能引起投遞員的不悅。
寄信人的地址和姓名 寄信人的地址和姓名必須寫在信封上，因為當由於某種原因這封信不能寄達收信人時，郵局必須以此點信息退還所寄信件。"本市王寄"、"內詳"之類做法絕不可取。
上述情況，主要針對郵政信件。如是托人捎帶的信件，則應該在信封上方偏左的地方，視具體情況，寫上"請交""面交""煩交"等字樣。如捎信人熟悉收信人的地址，則不必寫出收信人的地址。寫信人的地址一般也省略，只寫"××托"、"×××拜託"即可。有時，為了表示對捎信人的尊重與信任，或信件的內容一般，不涉及公私秘密者，信封以不封口為好。
書信的內頁
信瓤是書信的內頁，一般分為開頭、正文、結尾、署名、附信等幾部分。
1.開頭。開頭寫收信人的稱呼，要單獨成行，頂格書寫，表示尊重和禮貌。稱呼之後加上冒號，以示領起下文。
平時對收信人如何稱呼，信上也如何稱呼。寫給長輩的，按長輩稱呼，如"祖父"、"伯父"、"伯母"等;寫給平輩的，比自己年長的稱"哥哥"、"姐姐"等，比自己年幼的，稱"弟弟"、"妹妹"等，也可以直接稱呼名字;寫給晚輩的，可以直接寫名字。
2. 正文。這是信的主要部分。寄信人要向收信人詢問、回答，敘述的內容，都在這裡表述。
正文要另起一行，空兩格寫起，轉行時頂格。根據內容可適當分段，它包括以下幾個方面內容:
(1)單獨成行，空兩格寫起。向收信人表示問候。
(2)另起一段，空兩格寫起。說明何時收到對方來信，表示謝意;或者詢問對方情況，表示關懷。總之，應首先談對方的事情。
(3)談自己的事情。每一件事都要分段寫，使對方一目了然。回答對方的問題要有針對性，有的放矢。
(4) 可寫有何希望、要求或希望再聯繫的事項。
3.結尾。一般是寫表示祝願或敬意的話。普通的信多用"祝你健康"、"此致"、"敬禮"之類的話。祝願的話可因人、因具體情況選擇適當的詞，不要亂用。
結尾的習慣寫法有兩種:
(1) 在寫完正文之後，緊接着寫"此致"，另起一行頂格或空兩格寫"敬禮"。
(2) 不寫"此致"，只是另起一行空兩格，寫"敬禮"、"健康"、"安好"等詞。
4.署名。是書信的最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾的右方空半行的地方。如果是寫給熟識的親屬、朋友的，可加上自己的稱呼，如弟、妹等。後邊寫名字，不必寫姓。如是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。名字後邊，或在名字的下一行右下方，寫上發信的年、月、日，以便於收信人查考。
5.附言。有四種情況:
(1)附告詳細地址。初次通信或寫信人的地址有變動，應把通訊處或詳細地址通知對方。
(2)托帶問候的話。如"請代問嬸子好"。有的是別人托寫信人代向收信人問候，如"姐姐附筆問安"。
(3)附件說明。信中附有照片、票據等，要加以說明。
(4)附加的話。信寫完以後，發現還有內容要補充，可以加在後面。為醒目起見，常見"另"、"又"或"還有"開頭。或先寫附加內容，最後註明"又及"或"某某(寫信人的名字)又及"作為結束。
由於書信是人類藉助文字交流思想感情、互通信息或聯繫各種事務的一種方式，因此在撰寫書信時，態度要誠懇，意想要鮮明，敘述要清楚，內容要具體，語言要得體，書寫要工整。這樣才能使實現交際的目的。
國際規範
國際通用信封的格式和寫法寄往國外的書信信封寫作與國內的有所不同，除須用寄往國家的文字書寫(也可用英文、法文書寫)外，格式的明顯區別是:
信封左上方依次寫發信人的姓名、地址(包括郵政編碼)、國名(這三項內容也可寫在信封背面的上半部); 右下方依次寫收信人的姓名、地址(包括郵政編碼)、國名; 右上角貼郵票。還必須強調指出的是，寄往國外的信，必須寫明收信人和寄信人的國家、地區、城市、街道名稱和門牌號碼。下面這個信封是用英文寫的。 From:Ou RuilinHongqi Ave. Ganzhou 貼郵票處
The South Industrial School
P.R.C.
TO:Mr.Zhong Shi
268 Christie Street
Toronto,Ontario.M6H3C1
Canada
英語信件的種類比較多，有一般信件，邀請信，推薦信等。但幾乎所有信件的格式都大同小異。書寫英語信件要注意下面幾點:
結構
英語書信結構一般有以下幾個部分組成:
1)信封(envelope)。英語的信封和中文的一樣，有三部分組成，即發信人地址、收信人地址和郵票。只不過英語信封的格式除了郵票所貼的位置(信封的右上角)和中文的一樣外，英語信封上要寫的發信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發信人的地址應寫在信封的左上角，收信人的地址應寫在信封偏中右偏下處，如下:
2)信頭 (heading)，即寫發信人的地址和日期(右上角)。
3)信內姓名地址 (inside address)，即寫收信人的姓名和地址(左上角)。
4) 稱呼 (salutation)，即寫對收信人的尊稱(一般用Dear Mr. … ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss…,; Dear John,; Dear Professor Smith,等)。稱呼直接寫在收信人地址的正下方，中間空一至二行。稱呼後面的標點一般只能用逗號。以上信頭、信內姓名和地址三部分的結構如下:
注:如果是相當熟悉和隨便的朋友之間，因為彼此都知道對方的地址，故信頭和信內的地址常常省略。
5)正文 (body)，即信件內的主要內容。正文第一句句子一般和稱呼之間空一至二行。
6)信尾客套語 (complimentary close)，即寫信人在信的右(或左)下角，寫上表示自己對收
信人一種禮貌客氣的謙稱。一般有Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly
yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,等。
7)信尾簽名 (signature)，即親筆簽上寫信人自己的姓名。如果是用打字機或電腦寫的信，在寫信人簽名的上方，同樣應該打上寫信人的姓名。
除以上七個部分外，有時一些英語書信還包括:
(1)附件 (Enclosure)，以Enc. 表示，如"附有……證明"應寫為Enc…Certificate;
(2)再啟 (Postscript)，以P.S. 表示;
(3)抄送件(Carbon Copy to…)，以c.c. 表示，說明一式多份抄送其他有關人員。這些都是次要的補充部分。
P.S. 主要在私人信件中使用，事務信件中應避免使用，以免造成寫信人粗心大意的印象。Enc.和c.c. 大都用在商貿信函中。
書寫款式
英語書信的款式一般有兩種:齊頭式(Block Style) 和折衷式(Semi-Block Style)。齊頭式常常在商貿、官方以及一些正式的信件中使用，以顯示信件內容的嚴肅性，真實性，
可靠性。而折衷式則顯的比較隨便，主要用於家人、朋友、私人之間來往的信件。如果兩人之間不是第一次通信，相互比較了解，可以省略信內的雙方地址。
以下分別介紹齊頭式和折衷式信件兩種款式。
A: 齊頭式信件款式:
( 範文 1 )
注:用齊頭式信件寫信，其正文與稱呼之間空一至二行。每段的第一句句子不需要空
格，但段與段之間需要空一至二行。齊頭式信件的信尾客套話和簽名可以有兩種款式。第一種寫在左下方，這是最常用也是最正式的。另外也可以寫在右下方，這種形式則表示寫信人與收信人之間的關係比較熟悉隨便。下面是另一種齊頭式信件的格式。
齊頭式信件款式:
(範文 2)
B: 折衷式信件款式:
用折衷式書寫信件，其正文與稱呼之間空一至二行。第一段第一句的第一個單詞必須在Dear稱呼的直接下面。以後每段開頭都要與第一段第一個字對齊。信尾的客套話和簽名都寫在右下方。朋友之間寫信一般都使用折衷式，而且稱呼與正文之間一般不空行。具體款式和要求參見後面的一些信件。
以下是一封折衷式信件。
要求
信件書寫要求:寫英語信件一般可以使用打字機、電腦，朋友之間比較隨便的信件也可以用鋼筆、圓珠筆甚至彩色筆，但不宜用鉛筆。不管你用什麼形式書寫，一些重要的信件，簽名處必須用深藍色或黑色墨水筆簽名。
1)感謝信
2)祝賀信
3)邀請信
4)一般信件
5)商業信件
6)求學信
7)出國留學推薦信 ( Recommendation Letter for Studying Abroad )
隨着我國出國留學生日年增多一般，大部分學生需要在出國前讓自己的老師、導師或領導寫一份出國推薦信，從而可以在信中告知對方學校申請人的學歷、能力、為人處世等方面的情況。如果推薦信是寫給對方某某人的，開頭用 Dear… ，如果是寫給對方單位或學校的，則開頭可以用To whom it may concern, 或To Whom It May Concern,(意為:有關負責人)。
注意事項
書信要用黑毛筆、或藍色水筆、圓珠筆、鋼筆寫。不能用鉛筆，以防模糊不清。也不能用紅筆寫，這會讓對方以為是絕交信。信紙要用專門信紙或稿紙。
(1)稱呼、問候用語及信中語氣、措詞要符合寫信人的身份。
(2)要考慮收信人的文化水平及經歷，使收信人看得懂信。
(3)要抓住重點，力求寫得充實、圓滿、簡短。
首先，要寫得清楚明白，使對方一看就懂。寫信是單方面談話，不像當面拉家常那樣，對方聽不懂時，還可以解釋說明，直至弄懂為止。因此，寫信時，要告訴對方什麼事情，要求對方辦什麼事情，或者回答對方什麼問題，都要寫得清楚明白，一目了然。要做到這一 點，其實並不難。這就是:仍照日常說話一樣，話怎麼說，信就怎麼寫，樸實無華，本色本香。如果裝模作樣，堆炮辭藻，反而會顯得不親切，不誠懇，影響雙方感情的交流;甚或因咬文嚼字，弄巧成拙， 鬧出笑話。
其次，要寫得簡潔利索，使對方一看就能抓住要領。本來麼，書信的目的是最為明確的，或是相互問好，或是交流思想，或是傳遞信息，或是研討問題，或是有事相托，等等。寫信時，若不兜圈子，不說車軲轆話，而是開門見山，直抒胸臆，自然就會收到句無虛發，經濟明快的效果。而且這種書信，自己寫起來，一定是得心應手;對方一看也准能心領神會。如果信的內容，涉及面廣，談的問題也較多，像交流思想、研討問題等，那麼就要和寫文章一樣，動筆之前，要想好先寫什麼，後寫什麼，並做出通篇的安排與布局，切不可語無倫次，信筆寫來。
再次，要寫得優美得體，使對方一看就深感真摯可親。書信多是親朋或同志之間的談話。因此，書信的語言除簡潔利索之外，還要注意道德風尚，講究文明禮貌，能夠通過書信的往來，反映出我國人民的精神面貌和整個社會風貌來。這就要求我們在寫信時所用的語言、 語氣要視不同對象、用途和內容而異。就對象而言，對長輩要謙恭， 對平輩要尊重，對晚輩也要避免用教訓的口吻，即使對犯有錯誤的人，也只能以理服人，而不能盛氣凌人，更不能出口傷人。就內容而言，表示問候，要親切熱情;報喜祝賀，要熱烈歡快;研討問題，要心平氣和;請教求助，要謙虛誠懇;規勸教育，要以心換心，喻之以理，等等。同時，還要注意稱呼、問候和致敬語的選用。
最後，還想談談寫字的問題。字是書信這一特殊交際工具的輔助性的工具。字寫得正確工整與否，必直接關係到這封信能否發揮其交際效能。寫信應該用行書，也可以用楷書，一般情況下不提倡用草書，更不應該龍飛鳳舞，筆走龍蛇，潦草得叫人辨認不出是什麼字來，以致耽誤了事情。我國有個優良傳統，給別人寫信，特別是給長輩寫信，必須每個字都寫得端端正正，工工整整，否則不夠禮貌。有時寫得匆忙，字寫得不夠規矩，還要在最後寫上一句:"草草不恭。 敬希原宥!"我們應該繼承並發揚這一優良傳統。
另外，不少的書信，往往是一氣呵成。這就很有必要在寫完之後，逐字逐句地再檢查一遍，看是否由於遺字掉句，或由於寫了錯別字，而使語意有不夠清楚的地方。