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上海市徐汇区档案馆成立于1963年8月，隶属中共徐汇区委办公室领导，由区委办公室主任张萌兼任馆长。1966年“文化大革命”开始后，工作陷于停顿。1967年徐汇区革命委员会成立后，档案工作由区革命委员会办公室的档案室负责。1980年12月徐汇区档案馆恢复建制。1985年9月成立徐汇区档案局，列入区政府编制序列，实行局馆合署办公。1994年8月，徐汇区档案局建立党组，局馆合并，下设科室，由正、副局长兼任正、副馆长。上海市徐汇区档案馆1999年被评为上海市一级先进档案馆；区档案局（馆）。

机构、编制、经费

徐汇区档案局、徐汇区档案馆实行一个机构、两块牌子的体制。区档案局（馆）内设5个科室，即：办公室、登记监管科、业务指导科、档案管理科及方志办。人员编制数为25名。现有局长（馆长）1名、副局长（副馆长）1名、正副科长（主任）5名。区档案事业经费单独列入当年度财政预算之中，根据事业的发展，经费逐年递增。

档案馆建筑与设备

1）建筑。我馆建筑总面积为1920平方米，除办公用房外，有开放阅档室、普通阅档室、资料整理室、征集资料库、声像资料库、文件资料库，其中库房总面积1010平方米，还有专门的教室、会议室和档案陈列室。

2）设备。我馆现有9间库房装有密集架，另外配有温湿度监控器、档案系统报警装置及档案专用消毒室，计算机的应用已成为馆内档案信息贮存与检索的一项重要工具，馆内计算机与区政府政务联网，做到信息共享。

馆藏档案及业务

1）档案接收。根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》及国家档案局、市档案局关于档案收集范围的规定，至2002底，区档案馆现有馆藏档案136个全宗，保管档案173757卷。

2）档案接待、利用。接待利用工作是档案馆对外服务的一个窗口，我馆重视接待利用工作，配备专职接待人员，实行政务公开，即办事依据、利用程序、收费标准、接待人员姓名、监督电话公开，营造良好的服务环境。接待时间为周一至周六全天开放，中午实行不间断式服务外，我馆还开展来函代查、代抄、代复印、电话代查等服务项目，为档案利用者提供方便。

机构设置

（一） 办公室

1、 负责拟订区档案事业发展规划和全局岗位目标责任制方案；

2、 负责局（馆）有关总结、计划及信息的拟写、报送工作；

3、 负责建立健全各项规章制度；

4、 负责文秘、组织人事、信访、保密、学会、综合统计及职称咨询工作；

5、 负责做好局馆档案及后勤事务的管理、服务工作。

（二）登记监管科

1、 负责本区范围内档案法律法规的学习宣传和贯彻实施；

2、 负责区域内重要档案的登记、监管工作，受局长委托，接受行政应诉；

3、 负责开展档案行政检查、监督、处罚；

4、 负责区重点建设工程项目、科研项目档案的验收工作；

5、 负责档案人员教育培训工作。

（三）业务指导科

1、 负责对全区档案业务的指导、检查、协调工作；

2、 负责有关档案业务规范的拟制工作；

3、 负责档案协作组的管理，开展业务交流工作；

4、 负责档案科研项目管理工作；

5、 负责抓好新领域建档工作的调研、总结、推广经验工作。

（四）档案管理科

1、 负责全区进馆档案、资料的接收、征集、整理工作，并实施规范化管理；

2、 负责对馆藏档案的鉴定、开放、销毁工作；

3、 负责做好查档、查阅政府公开信息接待和档案、资料的利用、统计工作，办好接待窗口；

4、 负责对档案库房管理，做好“八防”工作，确保档案的绝对安全；

5、 负责计算机管理档案的软件开发和推广利用，实施计算机辅助档案管理工作；

6、 负责局域网的管理及档案网站的管理；

7、 负责档案目录中心工作，对馆藏档案进行着录并提供利用；

8、 负责做好编研工作；

9、 负责档案用品的服务工作。 （五）地方志办公室

1、 负责全区（部分区域）内年鉴素材的收集、考证、编纂出版、利用工作；

8、 负责上海市年鉴徐汇区部分的条目编纂工作。

馆藏指南

徐汇区档案馆馆藏档案数，截至2002年12月30日止，有136个全宗173757卷。其中：永久100924卷，长期64311卷，短期8522卷。排架长度：1563.8米。起止时间：1904－2002年。馆藏量居本市区、县20个综合档案馆之首。馆藏档案内容丰富，价值珍贵。本馆保存最早的档案是1904年形成的两所学校的档案。馆藏档案中不仅有新中国成立后徐汇区现行机构的档案，而且有新中国成立之前徐汇地区内形成的历史档案；不仅有徐汇区党政群机关团体的档案，而且有徐汇区部分企业、事业单位的档案。在馆藏档案中，各种专业、专门档案占馆藏量的65.46%，包括公证档案、婚姻登记档案、征地和基建档案、人口普查档案、独生子女登记档案、上山下乡知识青年档案、区管干部任免档案、户籍档案、审计档案、工商登记档案、党纪处理档案、统计档案、体育竞赛项目档案、会计档案、学籍档案等15种。按照档案形成的时期和立档单位的性质划分，馆藏档案可分为13种类别：

1、徐汇区四套班子的档案。即：区委、区人大、区政府、区政协4个全宗17023卷

其中：永久4593卷、长期11795卷、短期635卷。排架长度153.2米，起止时间：1949－1990年。内有上海解放初接管区政权、国民经济恢复、社会主义建设、文化大革命及改革开放等各个历史时期的档案资料，反映了徐汇区近40年党的建设、政权建设、人大建设、政协建设、民主法制建设和经济文化建设发展的历程。在这些档案中已先后向社会开放了五批3617卷档案，并提供有《案卷目录》、《开放档案目录》、《专题档案目录》等检索工具。为了保护原件，方便利用，已于1992年将1949－1958年区委永久保存的档案全部进行了缩微。1998年又将这四个全宗的永久和长期保存的档案中的45483份文件，全部作了文件级着录，并输入计算机储存，利用者可以通过阅读机阅览缩微件，通过计算机在网上查询。

2、中共徐汇区委所属机构的档案

由于区委组织部、宣传部、统战部没有单列全宗，这三个部的档案仍与区委的档案放在一起。所以这里仅有区纪委、区委党校、区级机关党委、区计经党委四个单位和区委组织部移交来的区管死亡干部档案五个全宗共755卷档案。其中：永久336卷，长期351卷，短期68卷。排架长度6.8米。起止时间：因机构建立的时间和单列时间不同而不相同。上述档案主要反映了本区党风党纪教育和检查处理情况，对全区党员和党员领导干部的教育培训和对机关及企业党员、干部的使用管理情况。其中区纪委1980－1987年的永久和长期保存的档案都作了文件级的着录，并输入计算机储存，供利用者在网上查询。各全宗档案都有《案卷目录》、《专题档案目录》等检索工具。

3、区政府所属机构的档案。因有些机构建立较迟，档案尚未进馆，现共有20个全宗104715卷档案

其中：永久83837卷，长期20803卷，短期75卷。排架长度：942.4米。这里，主要有区人事局、劳动局、教育局、卫生局、民政局、工商局、物价局、财政局、审计局、房管局、规划土地局、民族宗教局、档案局、粮食局、司法局、文化局、民防办、科委、体委和区公证处的档案。其中，工商登记、房产、地籍等业务档案因工作需要仍存放在该主管局档案室内，没有接收进馆。这20个全宗，大多数是1980年起单列全宗的，1980年以前的档案仍然放在区委和区政府的全宗内，故仅有119卷档案已向社会开放。

4、区群众团体的档案。共有5个全宗1746卷档案

其中：永久520卷，长期1207卷，短期19卷。排架长度15.7米。起止时间，除工总司徐汇区联络站外均为50年代初至1990年。主要反映了我区工会、共青团、妇联和工商联等群众团体近40年来发展情况。现已有499卷档案向社会开放，都有《案卷目录》和《开放档案目录》提供检索。

5、徐汇区各街道、镇的档案。现有13个全宗，共13205卷档案

其中：永久2117卷，长期7443卷，短期3645卷。排架长度118.9米。起止时间，因街道、镇划入、建立和撤并的时间有先后而各不相同。这些档案主要反映了新中国建立以来徐汇区基层政权建设发展的情况。现已有314卷档案向社会开放。各全宗都有《案卷目录》、《开放档案目录》等检索工具提供使用。

6、日伪时期档案

共2个全宗182卷档案，均为永久卷。排架长度1.5米。起止时间：1939－1945年。这些档案记载了日伪统治时期本区人民被残酷压迫、血腥镇压和奋起反抗斗争的史实。这批档案已全部向社会开放。其中75卷保甲户籍档案是本区现存最早的历史户籍资料，为保护原件已于1996年将其全部缩微，并制成光盘保存。利用者可以利用《案卷目录》、《开放档案目录》、《户籍档案专题目录》等检索工具，并通过阅读机、计算机查阅所需资料。

7、国民政府时期档案

共有3个全宗、2215卷档案，均为永久卷。排架长度18.5米。起止时间：1945.9－1949.5。这些档案记载着国民党反动派在旧政权覆灭前夕，强化保甲制度，厉行“戒严令”，禁止工人罢工、禁止学生、市民游行、征收各赋税、横征暴敛等情况。这批档案已全部向社会开放。编制有《案卷目录》、《开放档案目录》和按路名查询的户籍档案检索目录，可供利用者查阅。

8、原常熟区及所属机关团体的档案

共10个全宗，7787卷档案。其中：永久402卷，长期7010卷，短期375卷，排架长度64.9米。起止时间：1949－1956年。这里保存着原常熟区委、区政府、区群众团体、区级机关及其临时机构的档案，主要保存了新中国建立之初基层党、政建设的史料。现已有1931卷档案向社会开放，有《案卷目录》、《开放档案目录》等检索工具可供利用。

9、徐汇区已撤销的区级机关团体和临时机构档案

共24个全宗，8903卷档案。主要记载着这些机构存续时期内的工作情况。其中：永久877卷，长期7070卷，短期956卷。排架长度80.1米。起止时间：因机构不同而各不相同。

10、徐汇区文艺团体档案

共3个全宗，181卷档案。其中：永久9卷，长期172卷。排架长度1.5米。主要记载着五、六十年代徐汇区春泥越剧团、凌霄评弹团、长江沪剧团和七十年代徐汇区电影管理站、徐汇沪剧团等文艺团体从建立、发展到撤销的情况。

11、徐汇区企业单位档案

共7个全宗，11930卷档案。其中：永久5162卷，长期4753卷，短期2015卷。排架长度107.4米。企业档案原则上只有企业关闭后才接收进馆。此外，本馆还选择个别具有典型性、代表性的企业档案接收进馆。已接收进馆的有国营徐汇农牧场、上海贸易信托服务公司日晖新村综合商店、上海桅灯厂三个关闭企业和上海美心酒家、徐汇区运输公司、徐汇区合作联社三家企业与新汇律师事务所的档案。

12、徐汇区学校档案

共36个全宗，4612卷档案。其中：永久504卷，长期3381卷，短期727卷。排架长度38.4米。这类档案中有本馆保存最早的1904年的档案。有几所学校的档案中还有少量的外文档案。36所学校中有24所学校是新中国建立以前创办的学校，但由于种种原因，历史档案留下的不多。有的学校已经撤销，档案随之全部接收进馆。有的学校继续在办，档案仍存放在校档案室。

13、徐汇区重点档案

共4个全宗，503卷档案。其中，永久170卷、长期326卷、短期7卷。排架长度4.5米。这类档案主要是名人档案、区重点工程项目档案、土地批租及房展会档案。

声像档案有照片(底片)、录音、录像带等。内容主要有区第三、四次党代会及第三、四届区委历次全会的照片；第八、九、十届区人民代表选举工作及召开人代会的照片；区委、区政府领导与区内各部门举行年度工作目标责任书签约仪式的照片；市委、市政府领导来徐汇检查工作的照片；区委、区政府领导参加区内各项重大活动的照片；区长张正奎率团访问日本大阪泉佐野市及泉佐野市友好代表团访问徐汇的照片；党和国家领导人及市领导在本区社区视察工作；徐汇新貌照片等。录音档案的内容是区第四次党代会、区系列党课讲座、今日徐汇等资料。录像档案的主要内容有区第三次党代会，区九届人大第一次会议，区九届人大常委会第一次会议任命区政府各委、办、局正职领导，日本大阪府泉佐野市友好代表团访问徐汇，《肇嘉浜路今昔》、《有这样一条林荫路》及徐汇风光等录像资料。此外，还有零星征集、收集到的党和国家领导人在徐汇、徐汇旧貌、徐汇英烈等照片，有待于进一步考证和系统化整理。

为努力拓展我馆的服务功能，探索为广大人民群众服务的新途径，我馆于2003年2月设置了现行文件阅览窗口，收集了区委、区府全部委办局及具有行政管理职能和公益服务职能的区级所属事业单位，有关于可以向社会公开的、正执行的经济建设、教育科技、医疗卫生、劳动人事、社会保障等现行政策性、规范性、公益性文件资料。已有16家单位送交现行文件数909份。